Мотивиран отказ от електронен документооборот. Трудно ли е да се откажем от хартиените документи? Писмо за отказ на оферта за работа
Руските служители се стремят да овладеят нови технологии, които ще им позволят да оптимизират разходите за организиране на система за електронно управление на документи (EDMS), но по пътя има клопки.
Благодаря, кап
Най-активният отдел по отношение на внедряването на EDMS е Федералната данъчна служба на Русия, която отдавна е въвела практиката за подаване на отчети в електронна форма. Дори има изискване всички фирми с поне 50 служители да подават отчети само в в електронен формат. В резултат на това вече 75% от фирмите и 55% от частните предприемачи използват електронна форма за взаимодействие с държавата. Наталия Храмцовская, водещ експерт по управление на документи в Electronic Office Systems, отбелязва: „В момента повечето компании не могат да избегнат правно значимо електронно взаимодействие с държавата, поне по отношение на подаването различни видовеотчитане, участие в обществени поръчки и т.н. Нашите съдилища, особено арбитражните съдилища, приемат широк набор от електронни документи като доказателства в продължение на няколко години и самите те желаят да взаимодействат със страните в съдебния процес по електронен път.“ Така електронната комуникация с държавата вече твърдо навлезе в бизнес практиката.
А преди около година Федералната данъчна служба разреши използването на формуляр за електронна фактура, който позволява на компаниите да прехвърлят финансови документи една на друга, които по-късно ще бъдат признати от данъчната служба. В резултат на това през годината 38 компании са регистрирани като EDMS оператори, но според Федералната данъчна служба около 97% от трафика на електронни документи се генерира от шест от тях. Това са SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Korus Consulting, Taxnet и Electronic Express. Общо в системата за обмен на електронни фактури вече са регистрирани 105,5 хиляди фирми от 4 милиона в страната. Сравнително малкият им брой се обяснява с факта, че според експертите преминаването от хартиен към електронен документооборот отнема от три до осем месеца.
За да влезе една компания в тази система за електронен бизнес, трябва да се спазват определени правила. Както обясни Владимир Чугунов, ръководител на отдела за връзки с държавни клиенти в Aladdin R.D., концепцията за юридическата сила на документа е заложена в GOST R 51141-98 „Канцелария и архивиране. Термини и определения“. Това означава собствеността на официален документ, съобщена му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал, и установената процедура за регистрация. Документ, който има правна сила, може да се използва като истинско доказателство за фактите, събитията и действията, които са отразени в него. Това свойство се тества в съда и се използва като доказателство в различни дела.
Основното средство за придаване на правна сила на електронен документ е електронният подпис, който записва съдържанието на документа и неговите автори. Приет през пролетта на 2011 г. FZ-63 „За електронния подпис“ легализира използването на редица схеми за формиране на електронни документи, които имат правна сила. За целта можете да използвате и съществуващия инструмент за „електронен цифров подпис“, който съществува от 2002 г., а в новия закон е заменен с „квалифициран електронен подпис“ – КЕП. Въпреки това, „неквалифициран електронен подпис“ (NES) и „обикновен електронен подпис“ (PES) също са приемливи. Старият закон FZ-1 „За цифровите подписи“ от 1 юли тази година ще бъде обявен за невалиден и дотогава е необходимо документацията за EDMS поне да се приведе в съответствие с новата терминология.
На практика CEP се използва главно за придаване на правна сила на електронни документи, обменяни с публични органи; NEP може да се използва за междукорпоративна комуникация, за което е достатъчно контрагентите да се договорят за някои общи правила за електронен обмен и да внедрят поддръжка за съответните формати на съобщения; PEP, като най-лесната за използване електронна форма на удостоверяване, може да се използва във вътрешно корпоративно управление на документи за фиксиране на авторството на промените в документа. Това може да е необходимо както за вътрешни разследвания, така и за представяне на информация в съда.
Тъй като обмисляме взаимодействие с държавата и изпълнителите, няма да описваме подробно приложението на PEP. „Правната и регулаторна рамка за много случаи (като правило, когато става въпрос за взаимодействие с държавни агенции или когато междуведомствено сътрудничество) изисква използването на квалифициран или по-рядко неквалифициран електронен подпис, обяснява Храмцовская. „Но има и ситуации, при които не се използват подобрени електронни подписи, особено в отношенията, регулирани от Гражданския кодекс, където самите страни могат да се споразумеят за формите на документооборота.“
Сега в Русия вече работят компании, които предлагат услуги за организиране на електронно взаимодействие както с държавни агенции (те се наричат отчетни оператори, тъй като се занимават основно с прехвърляне на електронни документи към държавни агенции), така и с контрагенти (EDS оператори), използвайки един платформа. Такива оператори предоставят на своите клиенти готови решения, които съдържат набор от необходимата документация и технически средства, които им позволяват бързо да организират електронен обмен между своите клиенти и държавата (вижте „Как да се свържете с EDS оператор“). Операторите на електронно управление на документи осигуряват правна сила на документите, прехвърлени в техните системи, защитават интересите на клиентите в съда.
NEP в работния процес
„Често една организация мотивира нежеланието си да премине към EDMS с факта, че нейните контрагенти нямат възможност да работят с електронни документи“, отбелязва със съжаление Николай Друкман, ръководител на проекта Diadoc на SKB Kontur. - За да разсеем този мит, ние работим в различни посоки: например, работейки в Diadoc, клиентът може да изтегли файл от TIN / KPP на вашите контрагенти и веднага да види кой вече работи в системата и кой има само техническа възможност. Можете да изпратите на контрагентите покана за преминаване към електронно взаимодействие или можете да попитате оператора за това. Опитът показва, че с помощта на ресурсите на оператора е напълно възможно да прехвърлите цялата дилърска мрежа на голям автомобилен производител към EDS за три месеца.
Докато двигателят в развитието на електронното управление на документи са големите компании, които харчат много хартия и пари, за да взаимодействат със своите партньори и доставчици. Именно те в момента се интересуват от прехода към електронно взаимодействие и са готови да изоставят хартиения работен процес. По-специално, Александър Грибановски, главен счетоводител на веригата супермаркети Billa, каза, че неговата компания трябваше да има специален човек, който трябваше да печата, подписва и изпраща документи на доставчиците цял месец - само за месец той успя да изпрати до 15 хил. .комплекти документи. Когато компанията премина към EDMS, изпращането до 480 компании започна да се извършва за няколко минути. Освен това изходящите документи за самата мрежа съставляват само 15% от документооборота - много повече „хартии“ се изпращат до тях от доставчици и досега само един от тях, Nestle, се съгласи да премине към електронна форма на взаимодействие .
Друг пример е японският производител на тежко оборудване Komatsu, който отдавна планира да премине към електронно управление на документи, включително и по екологични причини. Изчислено е, че прехвърлянето в електронна форма ще спести на компанията до 5 милиона рубли. Основните спестявания бяха заплатите на служителите и разходите за изпращане на хартиени документи. Внедряването на електронно взаимодействие е направено на базата на модул за системата 1C:Enterprise 8.2, пуснат от производителя на софтуера за интеграция с EDMS. Komatsu много бързо внедри електронни товарителници, сметки и фактури със своите партньори и сега планира да дигитализира и други форми на документи.
Сред пречките пред въвеждането на EDS са непознаването на използването на електронни форми на документи, липсата на убедителна съдебна практика и изискването ДДС да се изчислява в момента на изпращане, а не в момента на доставка. „Основният проблем е, че малко хора са готови да приемат документи с електронен подпис, които не са придружени от хартиен оригинал“, обясни Сергей Плаунов, ръководител на практиката BPM и ECM в Krok. - Културата на електронното управление на документи в Русия все още не е достатъчно развита, за да могат хората да се доверяват на електронния подпис по същия начин, както на подписите на хартия. Ситуацията може да се промени с по-широкото разпространение на технологията за ръкописен биометричен електронен подпис. По-специално, компанията подготвя решение, което позволява използването на таблетен компютър за генериране на подпис за електронен документ, който ще отговаря на руското законодателство.
Квалифициран подпис, в съответствие с FZ-63, може да се направи само с помощта на държавни сертифицирани средства и с помощта на сертификати, издадени от акредитиран сертификационен център. Това оскъпява както самото решение, така и по-нататъшната му поддръжка. Докато NEP може да бъде изготвен с помощта на всякакви инструменти, които страните по електронния обмен са се съгласили да използват за формиране на електронен подпис, включително чрез международни решения. В този случай е необходимо да се предвиди процедура за експертна оценка на верността на подписа, която може да бъде изискана от съда. „За правно значимо електронно взаимодействие с други компании дори не е необходимо да придобивате електронен подпис, достатъчно е да посочите в договорите възможността за водене на бизнес кореспонденция, използвайки например електронна поща“, обяснява Храмцовская.
Следователно в някои случаи може да си струва да комуникирате с държавните органи, като използвате специален, по-скъп и по-малко функционален продукт, а за взаимодействие с контрагентите да използвате по-универсално, мащабируемо и стандартизирано решение. „От една страна, използването на неквалифициран усъвършенстван електронен подпис донякъде опростява и намалява разходите за организационната част от внедряването му в работния процес, тъй като премахва необходимостта от участие на акредитиран сертификационен център“, обясни Чугунов. „В същото време подобно решение изисква създаването на услуги, които сами изпълняват функцията на сертификационен център.“
Проблемите остават
Въпреки доста широкото използване на електронния документооборот между руски компаниии държавата, все още не всички етапи от жизнения цикъл на документите могат да бъдат реализирани в електронен вид. По-специално, няма да е възможно да се създават товарителници за стоки много скоро само в електронен вид, тъй като те могат да бъдат изискани от служители на КАТ. Те вече започват да се снабдяват с мобилно оборудване, но едва ли ще бъде възможно бързо да се оборудват всички с устройства, които позволяват проверка на коректността на електронните документи на място.
Освен това, поради ограничението във времето за издаване на удостоверения, е трудно да се организира дългосрочно съхранение на документите. „От тези проблеми, които е малко вероятно да бъдат решени в близко бъдеще, бих отбелязал липсата на законодателна и регулаторна уредба за дългосрочно съхранение на електронни документи“, обясни Храмцовская, „предимно документи, подписани с EDS/UES. В резултат на това производството на документи само в електронен вид, подлежащи на дългосрочно или постоянно съхранение, все още е доста рисков бизнес. Следователно документите, които по закон изискват дългосрочно съхранение, трябва да бъдат преобразувани на хартия. Въпреки това оперативните бизнес комуникации вече не изискват използването на хартиени документи, което намалява разходите на предприятията и правителствата за тяхното отпечатване, обработка и съхранение.
Как да се свържете с оператора SED
В Русия вече се създава цяла индустрия от оператори за отчитане и електронно взаимодействие. За да се свържете с всеки оператор, Николай Друкман, ръководител на проекта Diadoc в SKB Kontur, препоръчва следните стъпки.
- Направете промени в счетоводната политика: посочете, че документите за определени бизнес транзакции и с определени контрагенти ще бъдат съставени, подписани и предадени по електронен път - за това ще трябва да подпишете подходящо споразумение с контрагентите.
- Изберете оператор на отчет или EDMS, определете условията на работа и сключете лицензионно споразумение с него.
- Купете сертификати за електронни подписи от упълномощени лица. Ако упълномощено лице действа с пълномощно в организация, е необходимо да се изготви пълномощно за подписване на електронни документи с електронен подпис. Пълномощно за прехвърляне на правото на подпис се изготвя по същия начин, както при документите на хартиен носител, но е желателно освен името на упълномощеното лице да се посочи и номерът на сертификата за неговия електронен подпис. .
- Подгответе работни места с достъп до интернет, купете лиценз за крипто библиотека, като Crypto-Pro или друга според изискванията на оператора, помислете как и къде ще се съхраняват електронни документи.
- Ако една организация възнамерява да интегрира външна система с вътрешнокорпоративна система за управление на документи, е необходимо да се подготви техническа документация и да се обмислят решения.
Защо не SED?
Компанията Taxcom проведе проучване на причините за отказа от електронно управление на документи в Русия. Повечето обща кауза- нежеланието на партньорите и липсата на утвърдена съдебна практика. Е, "навикът свише ни е даден".
Причини за невнедряване на системи за електронен документооборот
Управлението на електронни документи (EDM) е бърз начин за обмен на информация, базиран на използването на електронни документи с виртуални подписи. Той отдавна е признат в развитите страни по света като ефективен инструмент за оперативен бизнес.
същност
Управлението на електронни документи между организациите е набор от процеси за създаване, обработка, изпращане, прехвърляне, получаване, съхраняване, използване и унищожаване на документи. Всички тези процеси се извършват след проверка на целостта и потвърждаване на получаването на документи.
Правилата за осъществяване на документооборота между юридическите лица се извършват по споразумение на страните. Обменът на информация се осъществява чрез телекомуникационни средства, а документите се съхраняват на електронен носител. Срокът на съхранение на счетоводната информация не трябва да надвишава определения от закона.
Организациите могат да обменят официални и неофициални документи с подписите на участниците помежду си. В сферата на предприемаческата дейност това могат да бъдат: фактури, споразумения, фактури, поръчки, уведомления, пълномощни и др. Информацията може да се предава под формата на текстови, таблични и графични файлове.
Целта на въвеждането на EDI
Предпоставка за въвеждане на EDI може да бъде:
- намаляване на рутинната работа;
- намаляване на загубата на документи;
- "прозрачна" работа с документи;
- подобряване на изпълнителската дисциплина - предоставяне на документи в определения срок и др.
Количествените цели включват:
- Намаляване на времето за обработка на документи с 10 пъти.
- Намалете наполовина офис разходите.
Управление на електронни документи между организации: как работи
В съответствие с вътрешното законодателство електронното управление на документи между организациите се извършва по споразумение между двете страни. За обмен на данни е необходимо всички участници да са свързани към оборудването на един оператор. След това потребителят трябва да изпрати заявка за добавяне към списъка с контрагенти. След потвърждаване на заявката участниците в системата могат да обменят данни.
EDI модулът ще трябва да изпълнява следните функции:
- Поканете партньори за обмен на данни.
- Създайте адресна книга.
- Интегрирайте със счетоводен софтуер, например 1C.
- Подписвайте и шифровайте документи.
- Структурна кореспонденция.
- Проследявайте състоянието на имейлите.
Управлението на електронни документи между организациите се извършва с помощта на сертификати. Връзката със сървъра и удостоверяването се осъществява чрез персонален цифров сертификат. EDS се издава на всеки потребител на системата, съхранява се на електронна медияТокен и е защитен с ПИН код. Потребителят трябва да въведе своето потребителско име и парола в личния си акаунт. Само тогава ще има достъп до документите си.
Всеки служител на организацията, свързан към системата, може да инициира процеса на обмен. Преди да изпратите документа на контрагента, той трябва да бъде подписан с цифров подпис. Тази операция се извършва с помощта на програмата Cryptopro. Документът се изпраща чрез EDI. Служител на контрагента получава известие за получаване на нов документ. Ако го приеме, тогава слага и EDS. Ако трябва да направите промени в документа, тогава се създава нова електронна версия. След като приключите с редактирането, трябва да запазите всички промени, като използвате цифровия подпис. След това документът с промяната се изпраща на контрагента. При необходимост се извършва електронно съгласуване на информацията.
Ако трябва да направите промени отново, цялата процедура се повтаря отново. Ако твърди, че нова версияНе, документът е спазен. Окончателният образец се счита за подписан с два цифрови подписа. Всички версии на документа се съхраняват на сървъра и са достъпни за преглед. След като образецът получи статус валиден, няма да е възможно да се промени документът. Прекъснатите договори получават статус „Анулирани“. Така се осъществява електронно управление на документи между организациите.
Оборудване
Какво е необходимо за електронно управление на документи между организациите? Първо, трябва да изберете телеком оператор и да инсталирате специален софтуер за обмен на информация. Второ, с всеки контрагент, с който организацията възнамерява да води електронна кореспонденция, е необходимо да сключите „Споразумение за обмен на електронни документи“.
Необходимо е и инсталирането на EDI сървър, на който да се съхраняват всички документи. Това може да бъде както клиентско оборудване, така и "облачно" хранилище. Достъпът до системните данни отвън се осъществява чрез приложение, което е инсталирано на оборудването на служителите на организацията. Взаимодействието на компютрите със сървъра се осъществява чрез HTTP протокол с допълнително криптиране SSL 128. Достъпът до документи се осъществява само през интерфейса на приложението и след удостоверяване.
EDI проект
Един проект за автоматизация на процеси може да отнеме от няколко месеца до няколко години. Терминът пряко зависи от броя на процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, ресурсните и финансови възможности на организацията. Кратка схема за внедряване на EDI е следната:
- Създаване на работна група.
- Формиране на цели, срокове и бюджет на проекта.
- Проучване на съществуващи процеси.
- Разработете задачи.
- Избор на EDI система.
- Подписване на договор за внедряване на EDMS.
- Одобряване на правилата за работа.
- Попълване на системни директории.
- обучение.
- Провеждане на предварителни тестове.
- Издаване на заповед за въвеждане на EDMS.
- Подобряване на софтуера и работните процедури.
- Стартиране на пилотен проект.
- Пълномащабен преход към EDI.
Грешки при прилагането на EDI
В процеса трябва да платите Специално вниманиепроцеси, които по закон трябва да имат хартиен носител. Не можете да копирате хартиен документ по електронен път. Това значително забавя работния процес и предизвиква негативно отношение към процеса на автоматизация като цяло. Никой не плаща допълнително за двойна работа.
В процеса на изпълнение е необходимо да се разработи нова процедура за работа с документи, да се обучи персонал и едва след това да се пристъпи към пълноценно внедряване. Това може да се постигне само ако ползите от използването на новите технологии се съобщават на служителите.
Друга популярна грешка е слабото проучване на изискванията за EDMS. Ако потребителите трябва да работят в неконфигурирана система, тогава процесът на EDI се различава от този, приет в организацията.
Електронно управление на документи между организации: плюсове и минуси
Предимства:
- Намаляване на разходите за изпращане на оригинални документи по пощата.
- Спестяване на място за съхранение на документация. Всичко се съхранява електронно.
- Лекота на използване. Документът се изпраща от едно работно място. Бързо търсене на документ се извършва по статус (изпратен, получен, приет и т.н.).
- Незабавна доставка. Цялата изпратена информация достига до адресата за няколко секунди.
- Документът не може да бъде загубен преди изтичане на срока на съхранение в системата.
недостатъци:
- За да използвате оборудването, трябва да закупите лиценз, който струва много пари.
- Най-често данните могат да се обменят само между участници в една и съща система.
- Управлението на електронни документи между организациите в 1C или с помощта на друг софтуер се различава от използваната преди това схема. С въвеждането на новия алгоритъм всички служители ще имат въпроси относно протичането на работата.
- Техническо оборудване. Преди въвеждането на EDI, организацията трябва да закупи оборудване и да обучи служители за управление на новата система.
- EDI се извършва с EDS, чиято валидност е 1 година. Сертификатите трябва да се проследяват и актуализират своевременно. Също така е необходимо да се контролира срокът на валидност на сертификатите за контрагенти, за да се избегнат проблеми с данъка.
Правна уредба
Какво регламентирегулирани от електронен документооборот между организациите? Законодателството на Руската федерация включва Федерален закон № 63 „За електронния подпис“, правилата за подаване на документи до Федералната данъчна служба са предписани в заповед на Министерството на финансите № MMV-7-2 / 168. EDI между организациите се извършва въз основа на заповед на Министерството на финансите № 50n. Правилата за обмен на първични счетоводни документи в електронен вид са предписани в заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6 / [имейл защитен]Всички оператори на EDF в хода на своята дейност трябва да се ръководят от заповедта на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6 / [имейл защитен]
"СБИС"
Електронното управление на документи между организациите "СБИС" дава на клиентите следните предимства:
- Можете да изпращате документи до всяка организация, регистрирана на територията на Руската федерация. Ако контрагентът не е член на системата SBIS, тогава служител на компанията просто ще се свърже с представителя на организацията и ще изпрати покани за участие в системата на неговата електронна поща. Веднага след потвърждаване на заявката, обменът на информация между участниците ще се извършва без посредници.
- Не е необходимо да инсталирате софтуер на вашия компютър. Достатъчно е да имате актуална версия на браузъра и достъп до интернет.
- Не се изисква работа с данни специална програма. Ако отчетът първоначално е изготвен в софтуер на трета страна, например 1C, тогава можете да настроите интеграция на данни със системата VLIS.
- Стандартната форма на документа не е установена. Можете да изпращате текст, електронна таблица, изображения и др.
СКБ "Контур"
Един от първите разработчици на софтуер в Русия също доставя оборудване за електронно управление на документи между организациите. "Контур" разработи системата Diadoc, с помощта на която се осъществява обменът на електронни документи. Характеристика на системата е, че достъп до данни може да се получи и в чужбина. Специално за тази цел компанията е разработила тарифи за роуминг. При желание моно достъп до данни чрез API.
Какво ти е необходимо?
За да свърже EDI, една организация трябва да закупи:
- лицензиран софтуер;
- сървър;
- оборудване за надграждане;
- обучават персонала;
- конфигуриране и интегриране на EDMS за работа с вътрешни приложения.
Такива инвестиции трябва да се направят, за да се свърже електронното управление на документи между организацията? Включването в разходите за консултантска техническа поддръжка, актуализиране на EDMS и софтуер е вторият етап на инвестицията. Тези разходи трябва да се плащат ежемесечно.
Заключение
Хартиеният документооборот се заменя с електронен. Той не само намалява разходите за процесите на организацията, но и повишава ефективността на бизнеса като цяло. За да функционира успешно EDI, е необходимо ясно да се формулират целите за внедряване на системата и правилно да се конфигурира оборудването.
Според плановете на Министерството на съобщенията на Руската федерация до 2025 г. въвеждането единна системауправление на електронни документи (ESED), трябва да бъде 90%. Експерти в регионите, интервюирани от ТАСС, обаче заявяват, че няма трудности в големите градове с развита инфраструктура, а в отдалечените републики, където дори мобилната мрежа все още е неравномерна, въвеждането на USED е много трудно.
Ако, например, в Дагестан служители вече работят с документи чрез мобилно приложение, след това в полярен Норилск изпращането на документи отнема няколко часа. Как информационните технологии съкращават времето и разстоянията, удобна ли е системата "един прозорец" в многофункционалния център и какво пречи на руските територии да прекрачат в цифровата ера - в материала на ТАСС.
Преход към ESED
Както по-рано съобщи ТАСС, държавните агенции са в челните редици на преминаването към цифрови носители вместо хартиени: на първо място ще бъде намален броят на удостоверенията и другите форми на отчетност - до 2018 г. ще бъде извършен анализ на документите, информация, от която се дублират взаимно. Още през 2019 г. почти целият документооборот на държавните структури ще бъде дигитализиран. В същото време властите ще разполагат с електронни асистенти: алгоритми, които ще анализират данни и ще предлагат най-доброто налично решение, а през 2021 г. се планира да стартира пилотен проект за анализ на „големи данни“. Окончателният ред на работа ще бъде изграден през 2024 г.
Регионите, които активно разработват USED, подчертават, че намалява времето за отговор на заявка, няма нужда да седите на опашки и, което е важно, няма корупционен компонент. Например в Дагестан, според заместник-председателя на правителството на региона Шамил Исаев, внедряването на ESED е завършено и те подобряват качеството на системата, работи се за увеличаване на скоростта на интернет, което се предлага във всички региони.
В Якутия, въпреки отдалечеността от федералния център (почти 5 хиляди км), почти половината от гражданите вече използват електронни обществени услуги. „За година и половина броят на ползвателите на електронни услуги се е увеличил почти двойно – в началото на юли 2017 г. в единна информационна система са регистрирани 311,7 хил. граждани, което е 41,7%“, обяснява министърът на съобщенията и информацията Технологии на републиката Александър Борисов.
Както каза за ТАСС Светлана Опенишева, директор на Уляновската държавна институция Правителство за гражданите, въвеждането на USED в правителството започна през 2007 г. - по това време всеки специалист вече имаше компютър, свързан с локална мрежа. В Коми, според администрацията на ръководителя на региона, USED работи успешно вече седем години - повече от 80% от обема на документооборота е в електронна форма.
В Новгородска област администрациите и общините обменят документи по мрежата от 2012 г. и според ръководителя на отдела обществена услугаправителствата на региона Анна Бирюкова, вече са стигнали до администрациите на населените места. Пресслужбата на губернатора на Тюменска област отбелязва, че няма технически ограничения за получаване на документи от граждани за предоставяне на държавни и общински услуги в електронен вид - във всеки изпълнителен орган, местно управление и селско селище държавните служители могат да приемат документи подадена от гражданин от портала за обществени услуги.
В регионите нараства и обемът на електронните документи. Според пресслужбата на администрацията на Ямало-Ненецкия автономен окръг (YNAO), само през първата половина на 2017 г. са обработени повече от 1 милион документа, а в Санкт Петербург, както отбелязва Смолни, цифрите са дори по-високи - за цялата 2016 г. 2,6 млн. документа, а през 2015 г. - само 1,4 млн. В същото време средното време за прехвърляне на документ в електронен вид е 27 минути, а по-рано оборотът на хартиените документи можеше да отнеме няколко дни .
Трудности на прехода
Сред проблемите, които възникват в регионите при прехода към електронно управление на документи, е липсата на някои разпоредби на федерално ниво. Така администрацията на Санкт Петербург отбелязва, че въпросът за процедурата за архивиране, прехвърляне в архива за държавно съхранение и за последваща работа с електронни документи, които нямат хартиен оригинал, все още не е уреден на федерално ниво.
В същото време правителството на Република Алтай признава, че регионът все още не е готов да въведе задължително електронно управление на документи с участието на местните власти: планинската територия, основната част от чиито граждани са селското население, за това необходимо е въвеждане на технологии за всички участници в процеса. В същото време те отбелязват, че за това не е необходим интернет, те се нуждаят от собствена защитена мрежа, чието създаване се оценява на 20 милиона рубли.
В същото време в някои региони всъщност няма стабилна връзка като такава. Така че, за изпращане от Норилск или селищаТаймир (Красноярска територия) отнема няколко часа, за да качите "тежки" документи. Селището Дудинка и Норилск са снабдени с интернет чрез сателитен канал със скорост само един гигабит в секунда. "Можем да кажем, че нямаме интернет", каза един от местните служители пред ТАСС.
Ситуацията на тази територия трябва да се промени в близко бъдеще: според Министерството на транспорта, информатизацията и комуникациите на администрацията на Таймир, изграждането на оптична комуникационна линия (ВОЛК) "Нови Уренгой - Норилск" е към завършване. Това ще позволи на жителите на Норилск, Таймир и YNAO да получат достъп до света на интернет технологиите.
Тестването на FOCL ще започне това лято, а пускането в експлоатация е планирано за второто тримесечие на 2018 г.
Просто решение
Електронното управление на документи опрости живота не само на служителите, но и на хората, които използват техните услуги. Според млада майка, жителка на Якутия Анастасия Тарская, през портала за обществени услуги тя застанала на опашка в детска градинаминалата година, тази записа големия си син в първи клас чрез електронна регистрация, въведена за първи път в Якутск.
„Преди това през зимата през февруари хората с дни се редяха на опашки пред вратите на желаните училища, за да запишат първи деца в първи клас и да вземат билет. Сега вече няма нужда от това “, каза тя пред ТАСС.
Регионите свикват с използването на електронни документи. В района на Новгород през 2016 г. те започнаха да създават MFC за предприемачи. В района на Ярославъл електронното управление на документи се използва активно в областта на медицината, което също така опростява живота както на лекарите, така и на населението - главният лекар на местната клинична болница за спешна помощ на името на V.I. Н. В. Соловьов, Александър Дегтярьов каза пред ТАСС, че болничната лаборатория за електронно документооборот на службата е на първо място в Русия и до 20 август те трябва да преминат към електронна медицинска история и се готвят да въведат електронен отпуск по болест.
Удобство и мобилност
Работата с електронни документи в регионите постепенно започва да преминава към мобилните устройства на служителите, което я прави още по-ефективна.
Ново мобилно приложение за iPad и Android устройства, в градската администрация на Санкт Петербург се използва специално "губернаторско" мобилно приложение, а в района на Уляновск се изпълнява подобен проект - тази година губернаторът Сергей Морозов и неговите заместници в пробна експлоатация имат мобилни работни места с USED.
В района на Кемерово се отбелязва активността на работата в регионалния сегмент на системата - това е около 1,5 милиона заявки. Според правителството на региона Кемеровска област е на осмо място в Русия по отношение на интензивността на работа.
Регионално издание на ТАСС
Майкъл Кучарски, регионален директор продажби за ОНД, OpenText:
В Русия системите за управление на електронни документи (EDMS) все още често се разглеждат като самостоятелни решения, насочени към изпълнение на определени тесни задачи на предприятието: управление на организационни и административни документи (ORD), управление на финансови „първични“ и отчетни документи, счетоводство управление, управление на уеб съдържание, управление на лични данни на служители, управление на договори, съгласуване на документи и др.
В същото време предприятията със световна практика разглеждат EDMS или DMS (системи за управление на документи) главно като първи етап по пътя към изграждането на глобални ECM системи (ECM - Enterprise Content Management) или корпоративни системи за управление на съдържанието. Когато решават да внедрят система за управление на съдържанието, компаниите разглеждат такива системи като част от единното корпоративно информационно пространство на предприятието и като дългосрочна платформа за съхранение и работа с корпоративна информация.
В сферата на ИТ големите компании все повече преминават от "островни" решения към така наречените интегрирани пакети, наречени Business Suite, които включват различни съвместими модули, които са тясно свързани помежду си и позволяват поетапно, но дългосрочно изграждане на бизнес . Пример за такива пакети е например SAP Business Suite. В миналото компаниите са внедрявали основно един от неговите модули, а именно решението за управление на корпоративни ресурси SAP ERP. Днес можете да добавите към това решение по всяко време, като добавите модули за управление на взаимоотношенията с доставчици, управление на взаимоотношенията с клиенти, жизнен цикълпродукт и т.н., постепенно изграждане на системата до SAP Business Suite, знаейки, че компонентите винаги ще пасват заедно. В областта на ECM, подобен пример е OpenText ECM Suite за корпоративно управление на съдържанието.
Заедно със своите водещи продукти за големи индустриални предприятия, компаниите предлагат и решения за малки и средни предприятия, които са по-лесни за работа и по-подходящи от гледна точка на ценообразуване за малки и средни предприятия. И така, SAP има платформа SAP Business One за малки и средни предприятия. OpenText от своя страна предоставя пакет от корпоративни решения за управление на съдържанието, OpenText eDOC. Чрез внедряването на OpenText eDOCS, както и редица съпътстващи eDOC, организациите могат да управляват всички видове документи, независимо от техния тип, в едно корпоративно хранилище. Пример е изпълнението на проект към Европейския съд по правата на човека в Страсбург. На територията на Русия проектът за организиране на Корпоративна система за управление на електронни документи - KSEDO - в Мегафон може да се счита за най-голямото внедряване.
CSEDO помогна на MegaFon да повиши ефективността на работата с документи: времето за търсене на необходимите документи беше намалено, възможността за загуба на информация беше изключена и изпълнителската дисциплина се повиши. Съгласуването на организационната и административната документация започна да се извършва по-бързо, поради което се освободи времето на служителите.
Специална роля при внедряването на ECM системи играе възможността за дълбока или безпроблемна интеграция на ECM системи с други корпоративни приложения. Така например предприятията, които съзнателно изграждат своята стратегия върху тясната интеграция на ECM и ERP системите, имат важни икономически предимства: ефективността на такива системи непрекъснато се увеличава поради прозрачността на процесите, отчетността и по-доброто функциониране на хомогенни мрежи, докато директните а косвените разходи за внедряване и експлоатация се намаляват.информационни технологии (TCO). Потребителите работят в позната среда, което намалява разходите за обучение на персонала.
Следващият и обещаващ етап в развитието на ECM системите ще бъдат така наречените Enterprise Content Management 2.0 системи, базирани на облачни технологии и позволяващи да работите с корпоративно съдържание от всяка точка на света по всяко време. Не само големият бизнес, но и малките и средни предприятия се интересуват от такива решения, базирани на облачни технологии и мобилна работа с документи. Системите, предоставени за тази работа, трябва да могат да се виртуализират и мащабират и да могат да бъдат достъпвани от разстояние и мобилно.
Обобщавайки, можем да кажем, че системите, разгледани в статията, са предоставени предимно за решаване на специфични и специализирани бизнес проблеми. Но трябва да имате предвид, че всяка нова задача често води до закупуване на нова система, което от своя страна води до фрагментация на системите в рамките на предприятията, което в резултат на това става трудно и скъпо за управление.
Предимството на големите интегрирани системи (като например решенията OpenText) е, че те действат като единна платформа за управление на корпоративно съдържание, на базата и в рамките на която могат да се решават различни бизнес задачи и да се реализират различни бизнес процеси. Такива решения са предназначени да организират единно корпоративно пространство, където можете да започнете с малко и постепенно да разширите предлаганата функционалност в рамките на една система.
Генадий Самойленко, HR директор на Baltschug:
Нашата компания съзнателно изостави електронното управление на документи. Този отказ се формира в мен благодарение на двама души. Един от тях работеше в голяма компания с електронно управление на документи в службата за човешки ресурси (електронно набиране на персонал), занимаваше се с набиране на персонал и 80% от работата на този човек беше копиране на автобиографии, организиране на папки, изпращане на покани за интервюта, изпращане на копия до мениджъри , и т.н. Работа , която не носи резултати. Останаха 20% за попълване на свободните места. Компанията, в която работи този човек, се нарича на пазара на човешки ресурси „компанията на незаетите работни места", тъй като те имат около 100 отворени работни места. Разбира се, при това състояние на нещата резултатът от работата е много нисък.
Вторият човек, който ми даде това мнение е HR директор на друга голяма мобилна компания. Тази компания също работи в система за електронно управление на документи и директорът по човешки ресурси ми потвърди, че 80% от работното време се изразходва за работа, която не носи резултати: отговаряне на заявки, съставяне и изпращане на отчети и т.н. вид резултат, и пак трябва да наемаш, обучаваш, стимулираш и освобождаваш служители - трябваше да стоиш на работа до 21-22 часа. Работните съботи с този подход се превърнаха в норма, защото по-голямата част от деня трябва да обменяте писма с централния офис и други служители.
В такава ситуация човек „изгаря“: работата му става безинтересна, творчеството, процесът на създаване, който е най-привлекателният за всеки човек в неговата дейност, напълно го напуска.
Електронното управление на документи също влияе негативно върху качеството на комуникациите в компанията, разрушава тяхната жизненост. Понякога ситуацията стига до абсурда. Мой приятел разказа за един случай. Ръководителят на отдела отиде в отдела по персонала: по това време мениджърът по набиране на персонал зададе на ръководителя изясняващ въпрос относно свободното място. И управителят веднага направи забележка, като каза, че всички въпроси, дори изясняващи, трябва да бъдат съставени в електронен вид.
В този подход, разбира се, има определена логика, тъй като всички уточнения трябва да бъдат записани. Но, от друга страна, това убива жизнеността на общуването и самото понятие „комуникация“. Устната реч, както знаете, ни дава само 30% от информацията. Останалите 70% са невербалната комуникация: изражения на лицето, жестове, поглед, човешко поведение по време на комуникация. Съответно при електронния документооборот се губи смисълът и ефективността на тези комуникации. По-лесно се разбираме, когато общуваме на живо. Един вид комуникация е имейл, друг е телефонна комуникация, а трети е комуникация лице в лице. Общуването на живо е по-ефективно и понякога решаващо.
В момента уча в израелско училище. Училището е рускоезично, но учителят ми говори иврит. И когато си кореспондираме, понякога се налага да питам учителя няколко пъти по един и същи въпрос. Освен това, ако общуваме по Skype, тоест чуваме се и се виждаме, тогава разбираме всичко от първия път. Затова считам, че електронният документооборот е необходим в по-голяма степен за собствениците, за прозрачността на бизнеса, но не е необходим за самия бизнес. SED е толкова необходимо зло, през което човек трябва да премине, когато една компания расте. Но ако може да се избегне, например, когато компанията е малка, по-добре е да се мине без него. Въпреки че има големи федерални компании, които не използват електронно управление на документи. И те правят това не защото нямат достатъчно пари или защото фундаментално се противопоставят на новите технологии. Компаниите не го използват, защото смятат този подход за управление на документи за неподходящ, неефективен.
В компанията Baltschug по едно време имаше около 60 вида различни отчети. Но в един момент осъзнахме, че половината от тези отчети са нечетими. Тогава беше решено да се оставят само онези отчети, които са жизненоважни за работата, към които се обръщат постоянно. Удивително е, но накрая от 60 доклада останаха само 7! Всичко останало се оказа фиксация на бизнеса, която никой не използва.
Валерия Балашова, HR директор на ТТК:
Електронното управление на документи рационализира много процеси, спестява много ресурси. На първо място, това е временен ресурс. И привиква към определено качество, стандарт на работа. Никой няма шанс да изхвърли един документ, да каже: „Няма да го направя“. Защото има едно правило: ти си рецензент, трябва да дадеш своята рецензия и да носиш отговорност за нея. Това добавя ред, детайлност, внимателност към работата.
Разбира се, електронният документооборот има своите недостатъци. Но аз съм за въвеждането на електронно управление на документи във фирмите, защото ви позволява да запазите, да намерите навреме, да разберете историята на ситуацията.
Когато има достъп до документооборота в продължение на няколко години, работата се улеснява значително. Рискът от напускане на лицето, което притежава информацията, става минимален, тъй като достъпът до тази информация е безплатен. При последната работа беше въведена системата BOSS-Referent. Не усетих недостатъците му, защото имаше добра ИТ поддръжка - всички проблеми бяха бързо и компетентно решени от нашия собствен сервизен отдел. Неговата наличност и качествена, оперативна работа са много важни за фирмите, които са внедрили електронен документооборот.
Електронният документооборот между фискалния орган и данъкоплатеца е въведен на законодателно ниво през 2010 г. като част от прилагането на разпоредбите на чл. 1.1 и чл. 10 от Закон № 229-FZ. Във връзка с нововъведението възникнаха много въпроси относно процедурата за подаване на документи в електронен вид и контрола върху тяхната проверка и приемане от данъчната служба.
През 2011 г. Федералната данъчна служба в своя заповед № MMV [имейл защитен]определи редица правила за подаване на електронна документация и осигури правото да предоставя в тази форма редица документи, изисквани от данъкоплатеца за проверка и изчисляване на размера на данъците.
Уважаеми читатели! Статията говори за типични начинирешаване на правни въпроси, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:
ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.
Бързо е и БЕЗПЛАТНО!
Тези документи включват уведомления за обаждане, решения за възобновяване/спиране на проверката, за търсене на отговорност, за отказ за възстановяване/възстановяване на декларирания ДДС.
През 2009 г. отделна заповед на Федералната данъчна служба № MM-7-6 / 85 одобри формата на уведомление за отказ за приемане електронен документс обосновка на причините.
Нов ред на оборот
През 2019 г. фискалният орган направи промени в процедурата за изпращане на електронна документация, предназначена да регулира правомощията на служителите данъчен офиспо отношение на платците на данъци и такси.
Разпоредби на Заповед № ММВ-7-2/ [имейл защитен]посочете кои документи могат да се изпращат по електронен път до данъчната служба. Съгласно параграф 5.1 от член 23 от данъчното законодателство, от 2019 г., при подаване на отчети в електронна форма, данъкоплатецът е длъжен да представи разписка за получаване на отчети в рамките на 6 дни от датата на изпращане на уведомления от Федералната данъчна служба.
Общи нюанси на обмена
При електронно взаимодействие е задължително да се одобри EDS (електронен цифров подпис), издаден от сертифициращи центрове, чийто списък е предоставен на официалния интернет портал на Федералната данъчна служба.
Според новата процедура инспекторът трябва да генерира документ на хартиен носител и след това да го изпрати на данъкоплатеца под формата на електронен вариант. След получаване на документа получателят се задължава да изпрати документ за отговор, потвърждаващ факта на приемане (разписка или известие за отказ).
Всяка от опциите за отговор изисква електронен подпис, потвърждаващ факта на предаване на информация на адресата. Отказ за приемане на документ от данъчните власти може да бъде изпратен, ако се установи несъответствие (грешка) в документа.
Ако данъчните власти получат разписка, потвърждаваща приемането, хартиената версия не се изпраща. Тъй като документът се счита за получен от адресата след 6 дни от датата на изпращане, на данъкоплатеца се препоръчва да съхранява формуляри от данъчната служба, както и всички разписки за получаване или отказ за получаване.
В рамките на електронното взаимодействие данъкоплатецът има право да изпрати известие за отказ до данъчните власти, ако се установи, че документацията е изпратена погрешно на грешен адресат или ако форматът на документа е различен, липсата на EDS или подписът не съвпада с електронната версия.
След получаване на уведомление за отказ за приемане на електронен документ, данъчният орган предприема стъпки за отстраняване на грешки и привеждане на формата в съответствие. За отстраняване на последствията от техническа неизправност по време на изпращането, инспекцията, след като не е получила своевременно потвърждение, трябва да изпрати хартиен документ по пощата.
Съгласно установената процедура всяко предприятие или предприемач редовно проверява работната поща, така че причината за липсата на обратна връзка от данъкоплатеца не може да бъде фактът, че пощата се проверява рядко.
Законът установява следните видове документи, които могат да се подават в данъчната служба в електронен вид. Формализираните електронни документи включват: и фактури под формата на TORG-12.
Ако документите са издадени само на хартиен носител, е разрешено отклонение от приетия формат на xml документи и предоставяне на сканирани копия във формати tif, jpg, pdf, png, използвани за изпращане на неформализирани документи.
Ако данъкоплатецът получи искане по телекомуникационен канал, искане от данъчната служба, разписка, потвърждаваща получаването, трябва да се генерира в рамките на един работен ден. В някои случаи е възможно да изпратите известие за отказ за приемане на документи. Ако този отказ идва от данъка, платецът е длъжен да направи корекции в рамките на сроковете, определени от закона, и да предаде документа с отстранени грешки.
Основни моменти в правилата
Какво заплашва платеца в случай на нарушения
В случай на отсъствие в сроковете, установени от закона, данъчният инспектор има право да спре приходните и разходните операции по сметката на данъкоплатеца след 10-дневен срок от датата на определената дата. Например, ако крайният срок за подаване на декларация за облагане на доходите е 28 октомври, санкцията за блокиране на сметката може да се приложи от 13 ноември, т.е. 10 работни дни след крайната дата.
От 2019 г. Федералната данъчна служба е определила период за възможността за блокиране на акаунт след 10-дневен период. Сега данъчният инспектор има право да блокира сметките на данъкоплатеца по всяко време през следващия тригодишен период (Писмо на Федералната данъчна служба № ED-4-15/1071 от 27.01.2015 г.). Санкцията важи не само за спиране на операции по сметки, но и за електронни преводи на средства.
Основание за премахване на санкциите ще бъде предаването на разписка, потвърждаваща приемането на документи или предоставянето на необходимите документи или обяснения. Възобновяването на операциите по сметките ще се извърши на следващия ден след получаване на отговор от данъкоплатеца.
Какъв е рискът от глоба
При подаване на декларация в съответствие с одобрения формат със заверка на EDS, документът се счита за прехвърлен в деня на фиксиране на документа от специалния оператор. Потвърждението за получаване на хартиен документ се извършва под формата на специален знак, подпечатан върху описа или плика. В бъдеще, ако има данъчни искове за грешки в отчета, платецът може да потвърди факта на подаване на декларацията в определения срок.
Това правило е в съответствие с Данъчния кодекс, както и с параграфи 204, 216 от Административните разпоредби, одобрени от Министерството на финансите на Руската федерация. По този начин, ако отчетът е подаден навреме, но с грешки, неустойката за късно подаване на отчети не може да бъде начислена.
Данъчното законодателство (член 119 от Данъчния кодекс на Руската федерация) предвижда наказание само ако не са спазени сроковете за подаване на декларации, независимо от факта на приемане / неприемане на данъчния отчет.
Контролни схеми
Контролът на изпращането и получаването на отчети се извършва в съответствие с Методическите препоръки, одобрени от Федералната данъчна служба със Заповед № ММВ-7-6-398 от 31 юли 2014 г.) на три етапа:
Първи етап | Техническа проверка в рамките на първите 4 часа от датата на изпращане на документа. На този етап се проверява формата на изпратения електронен документ и името на подателя. В края на проверката инспекторът ще изпрати съобщение за потвърждение или ще ви уведоми, ако има грешка. Ако получите съобщение, че има проблеми, трябва да ги коригирате и да изпратите отново файла. |
Втора фаза | Това е проверка на детайлите, както и на автентичността на EDS, структура, име, формат на самия документ. Преминаването на този етап на първичен контрол се дава 4 часа след преминаване на технически контрол. Ако няма известие за грешка в посочения период, етапът се счита за преминат. |
Трети етап | В следващите четири часа се извършва последна проверка, представляваща трети етап от контрола. Въз основа на резултатите от контрола инспекторът ще изпрати разписка, потвърждаваща приемането на документа, или съобщение за отказа с обосновка. |
След проверка отчетът се въвежда в базата данни с проверка за логически и фактически грешки. Срокът за въвеждане в базата данни е ограничен до следващия работен ден.
Посочване на основанието в уведомлението за отказ за приемане на електронен документ
По време на процеса на преглед на документацията инспекторът може да откаже допускане въз основа на следните причини:
- изпращането на документа до платеца е погрешно;
- изпратеният файл не отговаря на формата;
- отчетът е подаден с некоректен електронен подпис или изобщо липсва.
Срокът за получаване на отговор от данъкоплатеца е ограничен до шест дни от датата на предаване на уведомлението от данъчната служба. В рамките на посочения срок данъкоплатецът трябва да изпрати до Федералната данъчна служба известие за отказ или разписка за получаване на документа.