แรงจูงใจในการปฏิเสธจากการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ยากไหมที่จะทิ้งเอกสารที่เป็นกระดาษ? จดหมายปฏิเสธการเสนองาน
เจ้าหน้าที่ของรัสเซียพยายามที่จะเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถปรับค่าใช้จ่ายในการจัดระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ได้อย่างเหมาะสม แต่ก็มีข้อผิดพลาดระหว่างทาง
ขอบคุณแคป
แผนกที่ใช้งานมากที่สุดในแง่ของการนำ EDMS ไปใช้คือ Federal Tax Service ของรัสเซียซึ่งได้แนะนำแนวปฏิบัติในการส่งรายงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มาเป็นเวลานาน มีข้อกำหนดแม้กระทั่งว่าทุกบริษัทที่มีพนักงานอย่างน้อย 50 คนจะต้องส่งรายงานเท่านั้น ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์. เป็นผลให้ 75% ของ บริษัท และ 55% ของผู้ประกอบการเอกชนใช้รูปแบบการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์กับรัฐ Natalya Khramtsovskaya ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารชั้นนำของ Electronic Office Systems กล่าวว่า "ในขณะนี้ บริษัทส่วนใหญ่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญตามกฎหมายกับรัฐได้ อย่างน้อยก็ในแง่ของการส่ง ชนิดต่างๆการรายงาน การมีส่วนร่วมในการจัดซื้อจัดจ้างสาธารณะ ฯลฯ ศาลของเรา โดยเฉพาะศาลอนุญาโตตุลาการ ยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลากหลายประเภทเป็นหลักฐานมาหลายปีแล้ว และพวกเขาเองก็เต็มใจที่จะโต้ตอบกับคู่สัญญาเพื่อดำเนินคดีทางอิเล็กทรอนิกส์” ดังนั้นการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์กับรัฐจึงเข้าสู่แนวทางปฏิบัติทางธุรกิจอย่างมั่นคงแล้ว
และเมื่อประมาณหนึ่งปีที่แล้ว Federal Tax Service อนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอนุญาตให้บริษัทต่างๆ โอนเอกสารทางการเงินให้กัน ซึ่งสำนักงานภาษีจะรับรู้ในภายหลัง ด้วยเหตุนี้ บริษัท 38 แห่งจึงลงทะเบียนเป็นผู้ให้บริการ EDMS ในระหว่างปี อย่างไรก็ตาม จากข้อมูลของ Federal Tax Service ระบุว่าประมาณ 97% ของการเข้าชมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมาจากบริษัท 6 แห่ง ได้แก่ SKB Kontur, Taxcom, Tensor, Korus Consulting, Taxnet และ Electronic Express โดยรวมแล้ว บริษัท 105.5 พันแห่งจาก 4 ล้านแห่งในประเทศได้ลงทะเบียนในระบบสำหรับการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แล้ว จำนวนที่ค่อนข้างน้อยของพวกเขาอธิบายได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าตามที่ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าการเปลี่ยนจากกระดาษเป็นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นใช้เวลาตั้งแต่สามถึงแปดเดือน
เพื่อให้บริษัทเข้าสู่ระบบ e-business นี้ ต้องปฏิบัติตามกฎบางประการ ตามที่อธิบายโดย Vladimir Chugunov หัวหน้าฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ของรัฐบาลที่ Aladdin R.D. แนวคิดของอำนาจทางกฎหมายของเอกสารได้รับการประดิษฐานอยู่ใน GOST R 51141-98 "งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ". มันหมายถึงทรัพย์สินของเอกสารราชการที่กฎหมายปัจจุบันแจ้งถึงมัน อำนาจหน้าที่ของหน่วยงานที่ออกเอกสารนั้น และขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการจดทะเบียน เอกสารที่มีผลบังคับทางกฎหมายสามารถใช้เป็นหลักฐานที่แท้จริงของข้อเท็จจริง เหตุการณ์ และการกระทำที่สะท้อนอยู่ในนั้น คุณสมบัตินี้ได้รับการทดสอบในศาลและใช้เป็นหลักฐานในกรณีต่างๆ
เครื่องมือพื้นฐานในการให้อำนาจทางกฎหมายแก่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งบันทึกเนื้อหาของเอกสารและผู้แต่ง นำมาใช้ในฤดูใบไม้ผลิปี 2554 FZ-63 "บนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" ทำให้ถูกต้องตามกฎหมายในการใช้รูปแบบต่างๆสำหรับการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลบังคับทางกฎหมาย ในการทำเช่นนี้ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือที่มีอยู่ของ "ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งมีมาตั้งแต่ปี 2545 และในกฎหมายใหม่นั้นได้ถูกแทนที่ด้วย "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง" - CEP อย่างไรก็ตาม ยอมรับ "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบไม่มีเงื่อนไข" (NES) และ "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างง่าย" (PES) ได้เช่นกัน กฎหมายเก่า FZ-1 "บนลายเซ็นดิจิทัล" ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคมของปีนี้จะถูกประกาศว่าใช้ไม่ได้ และจนกว่าจะถึงเวลานั้น จำเป็นต้องนำเอกสารสำหรับ EDMS ให้สอดคล้องกับคำศัพท์ใหม่เป็นอย่างน้อย
ในทางปฏิบัติ ส่วนใหญ่จะใช้ CEP เพื่อให้มีผลทางกฎหมายกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แลกเปลี่ยนกับหน่วยงานของรัฐ สามารถใช้ NEP สำหรับการสื่อสารระหว่างองค์กรได้ ซึ่งก็เพียงพอแล้วที่คู่สัญญาจะยอมรับกฎทั่วไปบางประการสำหรับการแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์และดำเนินการสนับสนุนรูปแบบข้อความที่เกี่ยวข้อง PEP ซึ่งเป็นรูปแบบการรับรองความถูกต้องทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่ายที่สุด สามารถใช้ในการจัดการเอกสารภายในองค์กรเพื่อแก้ไขการอนุญาตของการเปลี่ยนแปลงเอกสาร สิ่งนี้อาจจำเป็นสำหรับการสืบสวนภายในและการนำเสนอข้อมูลในศาล
เนื่องจากเรากำลังพิจารณาการมีปฏิสัมพันธ์กับรัฐและผู้รับเหมา เราจะไม่อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ PEP “กรอบกฎหมายและระเบียบข้อบังคับสำหรับหลายกรณี (ตามกฎแล้ว เมื่อมีปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานของรัฐหรือเมื่อใด ความร่วมมือระหว่างกัน) ต้องใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมหรือหายากกว่านั้น Khramtsovskaya อธิบาย “แต่ยังมีสถานการณ์ที่ไม่ได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับปรุงแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในความสัมพันธ์ที่ควบคุมโดยประมวลกฎหมายแพ่ง ซึ่งฝ่ายต่างๆ สามารถตกลงเกี่ยวกับรูปแบบการไหลของเอกสารได้”
ขณะนี้ บริษัท ต่างๆมีการดำเนินงานในรัสเซียแล้วโดยให้บริการสำหรับการจัดระเบียบการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์กับหน่วยงานภาครัฐทั้งสองแห่ง (พวกเขาเรียกว่าผู้ดำเนินการรายงานเนื่องจากพวกเขาส่วนใหญ่ทำงานเกี่ยวกับการถ่ายโอนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปยังหน่วยงานของรัฐ) และกับคู่สัญญา (ผู้ให้บริการ EDS) แพลตฟอร์ม. ผู้ให้บริการดังกล่าวมอบโซลูชันแบบเบ็ดเสร็จแก่ลูกค้าซึ่งประกอบด้วยชุดเอกสารที่จำเป็นและวิธีการทางเทคนิคที่ช่วยให้สามารถจัดระเบียบการแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างลูกค้าและรัฐได้อย่างรวดเร็ว (ดู "วิธีการเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการ EDS") ผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้อำนาจทางกฎหมายกับเอกสารที่ถ่ายโอนในระบบของพวกเขา ปกป้องผลประโยชน์ของลูกค้าในศาล
NEP ในเวิร์กโฟลว์
“บ่อยครั้งที่องค์กรกระตุ้นให้ไม่เต็มใจเปลี่ยนไปใช้ EDMS เนื่องจากคู่สัญญาไม่มีโอกาสทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์” Nikolai Drukman ผู้จัดการโครงการ Diadoc ของ SKB Kontur กล่าวด้วยความเสียใจ - เพื่อขจัดความเชื่อผิดๆ นี้ เรากำลังทำงานในทิศทางต่างๆ ตัวอย่างเช่น ทำงานใน Diadoc ลูกค้าสามารถดาวน์โหลดไฟล์จาก TIN / KPP ของคู่สัญญาของคุณและดูได้ทันทีว่าใครกำลังทำงานอยู่ในระบบ และใครมี ความสามารถทางเทคนิคเท่านั้น คุณสามารถส่งคำเชิญให้คู่สัญญาเปลี่ยนไปใช้การโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือคุณสามารถสอบถามผู้ดำเนินการได้ ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่า การใช้ทรัพยากรของผู้ดำเนินการ เป็นไปได้ค่อนข้างมากที่จะโอนย้ายเครือข่ายตัวแทนจำหน่ายทั้งหมดของผู้ผลิตรถยนต์รายใหญ่ไปยัง EDS ภายในสามเดือน
ในขณะที่เครื่องมือในการพัฒนาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นบริษัทขนาดใหญ่ที่ใช้กระดาษและเงินจำนวนมากเพื่อโต้ตอบกับคู่ค้าและซัพพลายเออร์ของตน พวกเขากำลังสนใจที่จะเปลี่ยนไปใช้การโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์และพร้อมที่จะละทิ้งเวิร์กโฟลว์กระดาษ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Alexander Gribanovsky หัวหน้าฝ่ายบัญชีของเครือข่ายซูเปอร์มาร์เก็ต Billa กล่าวว่าบริษัทของเขาต้องดูแลบุคคลพิเศษที่ต้องพิมพ์ เซ็นชื่อ และส่งเอกสารให้กับซัพพลายเออร์ตลอดทั้งเดือน ในเวลาเพียงหนึ่งเดือนเขาก็สามารถส่งออกได้ มากถึง 15,000 .ชุดเอกสาร เมื่อบริษัทเปลี่ยนมาใช้ EDMS การส่งจดหมายถึง 480 บริษัทก็เริ่มเสร็จสิ้นภายในไม่กี่นาที ยิ่งไปกว่านั้น เอกสารขาออกสำหรับเครือข่ายเองคิดเป็นสัดส่วนเพียง 15% ของโฟลว์เอกสาร โดยซัพพลายเออร์เป็นผู้ส่ง "เอกสาร" จำนวนมากถึงพวกเขา และจนถึงตอนนี้มีเพียงรายเดียวเท่านั้นที่ตกลงที่จะเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ .
อีกตัวอย่างหนึ่งคือ Komatsu ผู้ผลิตเครื่องจักรกลหนักของญี่ปุ่น ซึ่งมีแผนมานานแล้วที่จะเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเหตุผลด้านสิ่งแวดล้อมด้วย มีการคำนวณว่าการโอนไปยังแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยบริษัทได้มากถึง 5 ล้านรูเบิล รายการหลักของการออมคือเงินเดือนของพนักงานและค่าเอกสารทางไปรษณีย์ การใช้งานการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นทำขึ้นบนพื้นฐานของโมดูลสำหรับระบบ 1C: Enterprise 8.2 ซึ่งเผยแพร่โดยผู้ผลิตซอฟต์แวร์สำหรับการรวมเข้ากับ EDMS Komatsu ดำเนินการใช้ใบตราส่งสินค้าทางอิเล็กทรอนิกส์ ใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็วมากกับพันธมิตร และขณะนี้กำลังวางแผนที่จะแปลงเอกสารรูปแบบอื่นให้เป็นดิจิทัลด้วย
ท่ามกลางอุปสรรคในการดำเนินการตาม EDS คือความไม่คุ้นเคยกับการใช้รูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การขาดหลักนิติศาสตร์ที่น่าเชื่อถือ และข้อกำหนดในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ณ เวลาที่จัดส่ง ไม่ใช่ ณ เวลาที่จัดส่ง “ปัญหาหลักคือมีคนเพียงไม่กี่คนที่พร้อมยอมรับเอกสารที่มีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไม่ได้มาพร้อมกับเอกสารต้นฉบับ” Sergey Plaunov หัวหน้าแผนก BPM และ ECM ที่ Krok อธิบาย - วัฒนธรรมของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซียยังไม่พัฒนามากพอที่ผู้คนจะเชื่อถือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะเดียวกับลายเซ็นบนกระดาษ สถานการณ์อาจเปลี่ยนไปเมื่อมีการเผยแพร่เทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไบโอเมตริกซ์ที่เขียนด้วยลายมือในวงกว้างขึ้น” โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัทกำลังเตรียมโซลูชันที่อนุญาตให้ใช้คอมพิวเตอร์แท็บเล็ตเพื่อสร้างลายเซ็นสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จะปฏิบัติตามกฎหมายของรัสเซีย
ลายเซ็นที่มีคุณสมบัติตาม FZ-63 สามารถทำได้โดยใช้วิธีการที่รัฐรับรองและใช้ใบรับรองที่ออกโดยศูนย์รับรองที่ได้รับการรับรองเท่านั้น สิ่งนี้จะเพิ่มต้นทุนของทั้งตัวโซลูชันเองและการบำรุงรักษาเพิ่มเติม ในขณะที่ NEP สามารถจัดทำขึ้นโดยใช้เครื่องมือใดๆ ที่คู่สัญญาในการแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ตกลงที่จะใช้สำหรับการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงผ่านการตัดสินใจระหว่างประเทศ ในกรณีนี้ จำเป็นต้องมีขั้นตอนสำหรับผู้เชี่ยวชาญในการประเมินความถูกต้องของลายเซ็น ซึ่งศาลอาจร้องขอ “สำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายกับบริษัทอื่น คุณไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วยซ้ำ การระบุในสัญญาถึงความเป็นไปได้ในการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจก็เพียงพอแล้วโดยใช้ ตัวอย่างเช่น อีเมล Khramtsovskaya อธิบาย
ดังนั้น ในบางกรณี อาจคุ้มค่าที่จะสื่อสารกับหน่วยงานของรัฐโดยใช้ผลิตภัณฑ์เฉพาะที่มีราคาแพงกว่าและใช้งานได้น้อยกว่า และการโต้ตอบกับคู่สัญญา ใช้โซลูชันที่เป็นสากล ปรับขนาดได้ และเป็นมาตรฐานมากขึ้น “ในแง่หนึ่ง การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการปรับปรุงอย่างไม่มีเงื่อนไขนั้นค่อนข้างทำให้ง่ายขึ้นและลดต้นทุนของส่วนขององค์กรในการดำเนินการในขั้นตอนการทำงาน เนื่องจากมันไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับศูนย์การรับรองที่ได้รับการรับรอง” Chugunov อธิบาย “ในขณะเดียวกัน โซลูชันดังกล่าวจำเป็นต้องสร้างบริการที่ทำหน้าที่ของศูนย์รับรองด้วยตัวเอง”
ปัญหายังคงอยู่
แม้จะมีการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างแพร่หลายพอสมควรระหว่าง บริษัท รัสเซียและรัฐยังไม่สามารถดำเนินการได้ทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จะไม่สามารถสร้างใบนำส่งสินค้าสำหรับสินค้าได้ในเร็วๆ นี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น เนื่องจากอาจจำเป็นต้องใช้โดยเจ้าหน้าที่ตำรวจจราจร ขณะนี้พวกเขากำลังเริ่มจัดหาอุปกรณ์พกพา แต่ไม่น่าเป็นไปได้ที่จะติดตั้งอุปกรณ์ทั้งหมดที่อนุญาตให้ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในภาคสนามได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ เนื่องจากการจำกัดเวลาสำหรับใบรับรองที่ออก การจัดเก็บเอกสารในระยะยาวจึงทำได้ยาก Khramtsovskaya อธิบายว่า "จากปัญหาเหล่านี้ที่ไม่น่าจะได้รับการแก้ไขในอนาคตอันใกล้นี้ ผมขอตั้งข้อสังเกตว่าการขาดกฎหมายและระเบียบข้อบังคับในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระยะยาว" Khramtsovskaya อธิบาย "เอกสารหลักที่ลงนามกับ EDS/UES ด้วยเหตุนี้ การผลิตเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ซึ่งอยู่ภายใต้การจัดเก็บระยะยาวหรือถาวร จึงยังคงเป็นธุรกิจที่ค่อนข้างเสี่ยง” ดังนั้นเอกสารที่กฎหมายกำหนดว่าต้องจัดเก็บระยะยาวจึงต้องแปลงเป็นกระดาษ อย่างไรก็ตาม การสื่อสารทางธุรกิจเชิงปฏิบัติการไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษอีกต่อไป ซึ่งช่วยลดต้นทุนสำหรับองค์กรและรัฐบาลในการพิมพ์ ดำเนินการ และจัดเก็บเอกสารเหล่านั้น
วิธีเชื่อมต่อกับตัวดำเนินการ SED
อุตสาหกรรมการรายงานและการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดกำลังถูกสร้างขึ้นในรัสเซีย หากต้องการเชื่อมต่อกับโอเปอเรเตอร์ใดๆ Nikolai Drukman ผู้จัดการโครงการ Diadoc ที่ SKB Kontur แนะนำขั้นตอนต่อไปนี้
- ทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชี: ระบุว่าเอกสารสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจบางอย่างและกับคู่สัญญาบางรายจะถูกวาด ลงนาม และส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ - สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องลงนามในข้อตกลงที่เหมาะสมกับคู่สัญญา
- เลือกผู้ดำเนินการรายงานหรือ EDMS กำหนดเงื่อนไขการทำงานและสรุปข้อตกลงใบอนุญาตกับเขา
- ซื้อใบรับรองผู้มีอำนาจของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หากผู้มีอำนาจกระทำการภายใต้หนังสือมอบอำนาจในองค์กร จำเป็นต้องเตรียมหนังสือมอบอำนาจสำหรับการลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หนังสือมอบอำนาจในการโอนสิทธิ์ในการลงนามนั้นจัดทำขึ้นในลักษณะเดียวกับเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ควรระบุนอกเหนือจากชื่อของผู้มอบอำนาจแล้วยังมีหมายเลขใบรับรองลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของเขาด้วย .
- เตรียมงานด้วยการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ซื้อใบอนุญาตสำหรับห้องสมุด crypto เช่น Crypto-Pro หรืออื่น ๆ ตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน พิจารณาว่าจะจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไรและที่ใด
- หากองค์กรต้องการรวมระบบภายนอกเข้ากับระบบการจัดการเอกสารระหว่างองค์กร จำเป็นต้องเตรียมเอกสารทางเทคนิคและคิดหาวิธีแก้ปัญหา
ทำไมไม่ SED?
บริษัท Taxcom ได้ทำการศึกษาสาเหตุของการปฏิเสธการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซีย ที่สุด สาเหตุทั่วไป- ความไม่เต็มใจของหุ้นส่วนและการขาดการพิจารณาคดีที่ดี "เราได้รับนิสัยจากเบื้องบน"
เหตุผลที่ไม่นำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDM) เป็นวิธีที่รวดเร็วในการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นเสมือน ได้รับการยอมรับมาอย่างยาวนานในประเทศที่พัฒนาแล้วของโลกว่าเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการดำเนินธุรกิจ
แก่นแท้
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรเป็นชุดของกระบวนการในการสร้าง ประมวลผล ส่ง โอน รับ จัดเก็บ ใช้ และทำลายเอกสาร กระบวนการทั้งหมดนี้ดำเนินการหลังจากตรวจสอบความสมบูรณ์และยืนยันการรับเอกสาร
กฎสำหรับการดำเนินการหมุนเวียนเอกสารระหว่างนิติบุคคลดำเนินการโดยข้อตกลงของคู่สัญญา การแลกเปลี่ยนข้อมูลดำเนินการโดยใช้วิธีการโทรคมนาคมและเอกสารจะถูกเก็บไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีไม่ควรเกินกว่าที่กฎหมายกำหนด
องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการพร้อมลายเซ็นของผู้เข้าร่วมระหว่างกัน ในด้านกิจกรรมของผู้ประกอบการ สิ่งเหล่านี้สามารถเป็น: ใบแจ้งหนี้ ข้อตกลง ใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อ การแจ้งเตือน หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ ข้อมูลสามารถส่งในรูปแบบของไฟล์ข้อความ ตาราง และกราฟิก
วัตถุประสงค์ของการเปิดตัว EDI
ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการแนะนำ EDI สามารถ:
- ลดงานประจำ;
- ลดการสูญหายของเอกสาร
- การทำงาน "โปร่งใส" กับเอกสาร
- ปรับปรุงระเบียบวินัยในการปฏิบัติงาน - จัดหาเอกสารภายในระยะเวลาที่กำหนด เป็นต้น
เป้าหมายเชิงปริมาณประกอบด้วย:
- ลดเวลาดำเนินการเอกสารได้ถึง 10 เท่า
- ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงานลงครึ่งหนึ่ง
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: วิธีการทำงาน
ตามกฎหมายภายในประเทศ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรดำเนินการโดยข้อตกลงของทั้งสองฝ่าย ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ผู้เข้าร่วมทั้งหมดจำเป็นต้องเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ของผู้ดำเนินการรายเดียว ถัดไป ผู้ใช้ต้องส่งคำขอเพื่อเพิ่มรายชื่อคู่สัญญา หลังจากยืนยันคำขอแล้ว ผู้เข้าร่วมระบบสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้
โมดูล EDI จะต้องทำหน้าที่ต่อไปนี้:
- เชิญพันธมิตรเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล
- สร้างสมุดรายชื่อ
- ผสานรวมกับซอฟต์แวร์บัญชี เช่น 1C
- ลงนามและเข้ารหัสเอกสาร
- การติดต่อทางโครงสร้าง
- ติดตามสถานะของอีเมล
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรดำเนินการโดยใช้ใบรับรอง การเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์และการรับรองความถูกต้องดำเนินการผ่านใบรับรองดิจิทัลส่วนบุคคล EDS จะออกให้กับผู้ใช้แต่ละรายของระบบ โดยจัดเก็บไว้บน สื่ออิเล็กทรอนิกส์โทเค็นและได้รับการป้องกันด้วยรหัส PIN ผู้ใช้จะต้องป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบรหัสผ่านไปยังบัญชีส่วนบุคคล จากนั้นเขาจะสามารถเข้าถึงเอกสารของเขาได้
พนักงานขององค์กรที่เชื่อมต่อกับระบบสามารถเริ่มต้นกระบวนการแลกเปลี่ยนได้ ก่อนที่จะส่งเอกสารไปยังคู่สัญญาจะต้องลงนามในลายเซ็นดิจิทัล การดำเนินการนี้ดำเนินการโดยใช้โปรแกรม Cryptopro เอกสารจะถูกส่งผ่าน EDI พนักงานของคู่สัญญาจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการรับเอกสารใหม่ หากเขายอมรับเขาก็ใส่ EDS ด้วย หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสาร เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ใหม่จะถูกสร้างขึ้น เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณต้องบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดโดยใช้ EDS จากนั้นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงจะถูกส่งไปยังคู่สัญญา หากจำเป็นให้ดำเนินการประสานงานข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์
หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง ขั้นตอนทั้งหมดจะถูกทำซ้ำอีกครั้ง ถ้าอ้างว่า เวอร์ชั่นใหม่ไม่ เคารพเอกสาร ตัวอย่างสุดท้ายได้รับการพิจารณาว่าลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลสองลายเซ็น เอกสารทุกเวอร์ชันจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์และพร้อมสำหรับการดู เมื่อตัวอย่างถูกกำหนดสถานะเป็นถูกต้องแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้ สัญญาที่ถูกขัดจังหวะจะได้รับสถานะเป็น "ยกเลิก" นี่คือวิธีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร
อุปกรณ์
สิ่งที่จำเป็นสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร? ขั้นแรก คุณต้องเลือกผู้ให้บริการโทรคมนาคมและติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล ประการที่สอง กับคู่สัญญาแต่ละรายที่องค์กรตั้งใจที่จะดำเนินการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องสรุป "ข้อตกลงเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์"
นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ EDI ซึ่งจะจัดเก็บเอกสารทั้งหมด สามารถเป็นได้ทั้งอุปกรณ์ไคลเอ็นต์และที่เก็บข้อมูล "คลาวด์" การเข้าถึงข้อมูลระบบจากภายนอกนั้นดำเนินการผ่านแอพพลิเคชั่นที่ติดตั้งบนอุปกรณ์ของพนักงานขององค์กร การโต้ตอบของคอมพิวเตอร์กับเซิร์ฟเวอร์นั้นดำเนินการผ่านโปรโตคอล HTTP พร้อมการเข้ารหัส SSL 128 เพิ่มเติม การเข้าถึงเอกสารจะดำเนินการผ่านอินเทอร์เฟซแอปพลิเคชันและหลังจากการตรวจสอบสิทธิ์เท่านั้น
โครงการ EDI
โครงการกระบวนการอัตโนมัติอาจใช้เวลาตั้งแต่ไม่กี่เดือนจนถึงไม่กี่ปี คำนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนของกระบวนการที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ ทรัพยากร และความสามารถทางการเงินขององค์กรโดยตรง โครงร่างโดยย่อสำหรับการนำ EDI ไปใช้มีดังนี้:
- การสร้างคณะทำงาน
- การกำหนดเป้าหมายกำหนดเวลาและงบประมาณของโครงการ
- การศึกษากระบวนการที่มีอยู่
- พัฒนางานที่ได้รับมอบหมาย
- การเลือกระบบ EDI
- การลงนามในสัญญาการดำเนินการของ EDMS
- การอนุมัติกฎการทำงาน
- การกรอกไดเร็กทอรีระบบ
- การฝึกอบรม.
- ดำเนินการทดสอบเบื้องต้น
- การออกคำสั่งเกี่ยวกับการแนะนำ EDMS
- การปรับปรุงซอฟต์แวร์และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
- เปิดตัวโครงการนำร่อง
- การเปลี่ยนสู่ EDI อย่างเต็มรูปแบบ
ข้อผิดพลาดในการใช้งาน EDI
ในขั้นตอนนี้ คุณต้องชำระเงิน ความสนใจเป็นพิเศษกระบวนการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีพาหะกระดาษ คุณไม่สามารถทำสำเนาเอกสารกระดาษทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งนี้ทำให้กระบวนการทำงานช้าลงอย่างมากและทำให้เกิดทัศนคติเชิงลบต่อกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยรวม ไม่มีใครจ่ายเพิ่มสำหรับการทำงานซ้ำซ้อน
ในขั้นตอนการดำเนินการจำเป็นต้องพัฒนาขั้นตอนใหม่สำหรับการทำงานกับเอกสาร ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ และหลังจากนั้นก็ดำเนินการอย่างเต็มรูปแบบ สิ่งนี้จะสำเร็จได้ก็ต่อเมื่อมีการแจ้งประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีใหม่ให้กับพนักงานทราบ
ข้อผิดพลาดที่ได้รับความนิยมอีกประการหนึ่งคือการศึกษาข้อกำหนดสำหรับ EDMS ที่ไม่รัดกุม หากผู้ใช้ต้องทำงานในระบบที่ไม่ได้กำหนดค่า กระบวนการ EDI จะแตกต่างจากที่ใช้ในองค์กร
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร: ข้อดีและข้อเสีย
ข้อดี:
- ลดค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารต้นฉบับทางไปรษณีย์
- ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร มันถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด
- สะดวกในการใช้. เอกสารถูกส่งมาจากที่ทำงานแห่งเดียว การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วดำเนินการตามสถานะ (ส่ง ได้รับ ยอมรับ ฯลฯ)
- จัดส่งทันที ข้อมูลที่ส่งทั้งหมดจะถึงผู้รับภายในไม่กี่วินาที
- เอกสารไม่สูญหายก่อนหมดระยะเวลาจัดเก็บในระบบ
ข้อบกพร่อง:
- หากต้องการใช้อุปกรณ์ คุณต้องซื้อใบอนุญาตซึ่งมีค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมาก
- บ่อยครั้งที่ข้อมูลสามารถแลกเปลี่ยนระหว่างผู้เข้าร่วมในระบบเดียวกันเท่านั้น
- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรใน 1C หรือการใช้ซอฟต์แวร์อื่น ๆ นั้นแตกต่างจากรูปแบบที่ใช้ก่อนหน้านี้ ด้วยการเปิดตัวอัลกอริธึมใหม่ พนักงานทุกคนจะมีคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
- อุปกรณ์ทางเทคนิค ก่อนการนำ EDI มาใช้ องค์กรจำเป็นต้องซื้ออุปกรณ์และฝึกอบรมพนักงานเพื่อจัดการระบบใหม่
- EDI ดำเนินการโดยใช้ EDS ซึ่งมีอายุ 1 ปี ต้องมีการติดตามและอัปเดตใบรับรองอย่างทันท่วงที นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องควบคุมระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของใบรับรองคู่สัญญาเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับภาษี
ข้อบังคับทางกฎหมาย
อะไร ระเบียบควบคุมโดยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร? กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 63 "เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" กฎสำหรับการส่งเอกสารไปยัง Federal Tax Service นั้นกำหนดไว้ในคำสั่งของกระทรวงการคลังหมายเลข MMV-7-2 / 168 EDI ระหว่างองค์กรดำเนินการตามคำสั่งของกระทรวงการคลังฉบับที่ 50n กฎสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางบัญชีหลักในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นกำหนดไว้ในคำสั่งของ Federal Tax Service No. ММВ-7-6 / [ป้องกันอีเมล]ผู้ประกอบการ EDF ทั้งหมดในระหว่างกิจกรรมของพวกเขาจะต้องได้รับคำสั่งจาก Federal Tax Service No. ММВ-7-6 / [ป้องกันอีเมล]
"เอสบีเอส"
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร "SBIS" ให้ลูกค้าได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:
- คุณสามารถส่งเอกสารไปยังองค์กรใด ๆ ที่ลงทะเบียนในดินแดนของสหพันธรัฐรัสเซีย หากคู่สัญญาไม่ได้เป็นสมาชิกของระบบ SBIS พนักงานของ บริษัท จะติดต่อตัวแทนขององค์กรและส่งคำเชิญให้เข้าร่วมในระบบไปยังอีเมลของเขา ทันทีหลังจากยืนยันคำขอ การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้เข้าร่วมจะดำเนินการโดยไม่มีคนกลาง
- คุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ การมีเบราว์เซอร์เวอร์ชันล่าสุดและการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตก็เพียงพอแล้ว
- ไม่จำเป็นต้องทำงานกับข้อมูล โปรแกรมพิเศษ. หากรายงานถูกจัดทำขึ้นในซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเช่น 1C คุณสามารถตั้งค่าการรวมข้อมูลกับระบบ VLIS
- ไม่ได้กำหนดรูปแบบมาตรฐานของเอกสาร คุณสามารถส่งข้อความ สเปรดชีต รูปภาพ และอื่นๆ
SKB "คอนทูร์"
หนึ่งในผู้พัฒนาซอฟต์แวร์รายแรกๆ ในรัสเซียยังจัดหาอุปกรณ์สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กรอีกด้วย "Kontur" ได้พัฒนาระบบ Diadoc โดยใช้การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลักษณะเด่นของระบบคือสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ขณะอยู่ต่างประเทศ บริษัทได้พัฒนาอัตราค่าบริการข้ามแดนอัตโนมัติเพื่อการนี้โดยเฉพาะ หากต้องการ ให้เข้าถึงข้อมูลแบบโมโนผ่าน API
อะไรที่คุณต้องการ?
ในการเชื่อมต่อ EDI องค์กรจำเป็นต้องซื้อ:
- ซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์
- เซิร์ฟเวอร์;
- อัพเกรดอุปกรณ์
- พนักงานรถไฟ
- กำหนดค่าและรวม EDMS เพื่อทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันภายใน
จำเป็นต้องมีการลงทุนดังกล่าวเพื่อเชื่อมต่อการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างองค์กร? รวมค่าใช้จ่ายในการให้คำปรึกษาด้านเทคนิค การอัปเดต EDMS และซอฟต์แวร์เป็นขั้นตอนที่สองของการลงทุน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ต้องจ่ายเป็นรายเดือน
บทสรุป
เวิร์กโฟลว์กระดาษกำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่เพียงช่วยลดต้นทุนกระบวนการขององค์กร แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจโดยรวมอีกด้วย เพื่อให้ EDI ทำงานได้สำเร็จ จำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายของการนำระบบไปใช้อย่างชัดเจนและกำหนดค่าอุปกรณ์อย่างเหมาะสม
ตามแผนของกระทรวงการสื่อสารแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ภายในปี 2568 จะมีการเปิดตัว ระบบรวมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ESED) ควรเป็น 90% อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญในภูมิภาคที่ TASS สัมภาษณ์ระบุว่าไม่มีปัญหาในเมืองใหญ่ที่มีโครงสร้างพื้นฐานที่พัฒนาแล้ว และในสาธารณรัฐห่างไกลที่แม้แต่เครือข่ายมือถือก็ยังไม่สม่ำเสมอ การนำ USED มาใช้จึงเป็นเรื่องยากมาก
ตัวอย่างเช่นหากในดาเกสถานเจ้าหน้าที่กำลังทำงานกับเอกสารอยู่แล้ว แอพมือถือจากนั้นในขั้วโลก Norilsk การส่งเอกสารจะใช้เวลาหลายชั่วโมง เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยลดเวลาและระยะทางได้อย่างไร ระบบ "หน้าต่างเดียว" ในศูนย์มัลติฟังก์ชั่นที่สะดวกคืออะไร และอะไรที่ทำให้ดินแดนรัสเซียไม่สามารถก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลได้ - ในเนื้อหาของ TASS
เปลี่ยนเป็น ESED
ตามรายงานของ TASS ก่อนหน้านี้ หน่วยงานรัฐบาลอยู่ในระดับแนวหน้าในการเปลี่ยนไปใช้สื่อดิจิทัลแทนกระดาษ ก่อนอื่น จำนวนใบรับรองและรูปแบบการรายงานอื่น ๆ จะลดลง - ภายในปี 2561 จะมีการวิเคราะห์เอกสาร ข้อมูลซึ่งซ้ำกัน ในปี 2019 โฟลว์เอกสารเกือบทั้งหมดของโครงสร้างของรัฐจะถูกแปลงเป็นดิจิทัล ในขณะเดียวกัน ทางการจะมีผู้ช่วยอิเล็กทรอนิกส์: อัลกอริทึมที่จะวิเคราะห์ข้อมูลและนำเสนอโซลูชั่นที่ดีที่สุด และในปี 2564 มีแผนที่จะเปิดตัวโครงการนำร่องเพื่อวิเคราะห์ "ข้อมูลขนาดใหญ่" ลำดับสุดท้ายของงานจะถูกสร้างขึ้นในปี 2567
ภูมิภาคที่กำลังพัฒนา USED อย่างแข็งขันเน้นย้ำว่าจะช่วยลดเวลาตอบสนองคำขอ ไม่จำเป็นต้องนั่งรอคิว และที่สำคัญไม่มีส่วนเสียหาย ตัวอย่างเช่นในดาเกสถานตามที่รองประธานรัฐบาลของภูมิภาค Shamil Isaev กล่าวว่าการดำเนินการของ ESED ได้เสร็จสิ้นแล้วและพวกเขากำลังปรับปรุงคุณภาพของระบบงานกำลังดำเนินการเพื่อเพิ่มความเร็วของอินเทอร์เน็ตซึ่ง มีให้บริการในทุกภูมิภาค
ใน Yakutia แม้จะอยู่ห่างไกลจากศูนย์กลางของรัฐบาลกลาง (เกือบ 5,000 กม.) แต่เกือบครึ่งหนึ่งของพลเมืองใช้บริการสาธารณะทางอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว "ในหนึ่งปีครึ่ง จำนวนผู้ใช้บริการอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้นเกือบสองเท่า - เมื่อต้นเดือนกรกฎาคม 2017 มีพลเมือง 311.7 พันคนลงทะเบียนในระบบข้อมูลเดียว ซึ่งคิดเป็น 41.7%" รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการสื่อสารและสารสนเทศอธิบาย เทคโนโลยีของสาธารณรัฐ Alexander Borisov
ดังที่ Svetlana Openysheva ผู้อำนวยการสถาบัน Government for Citizen ของรัฐ Ulyanovsk กล่าวกับ TASS ว่า การนำ USED มาใช้ในรัฐบาลเริ่มขึ้นในปี 2550 ถึงเวลานี้ ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนมีคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับ เครือข่ายท้องถิ่น. ใน Komi ตามการบริหารของหัวหน้าภูมิภาค USED ประสบความสำเร็จในการดำเนินงานเป็นเวลาเจ็ดปีแล้ว - มากกว่า 80% ของปริมาณการหมุนเวียนเอกสารอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
ในภูมิภาคโนฟโกรอด ฝ่ายบริหารและเทศบาลได้แลกเปลี่ยนเอกสารผ่านเครือข่ายมาตั้งแต่ปี 2555 และตามคำกล่าวของหัวหน้าแผนก บริการสาธารณะรัฐบาลของภูมิภาค Anna Biryukova ได้เข้าถึงการจัดการของการตั้งถิ่นฐานแล้ว บริการกดของผู้ว่าการภูมิภาค Tyumen ตั้งข้อสังเกตว่าไม่มีข้อ จำกัด ทางเทคนิคในการรับเอกสารจากประชาชนสำหรับการให้บริการของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ - ในแต่ละหน่วยงานบริหาร, รัฐบาลท้องถิ่นและการตั้งถิ่นฐานในชนบท, ข้าราชการสามารถรับเอกสาร ส่งโดยพลเมืองจากพอร์ทัลบริการสาธารณะ
ปริมาณเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็เพิ่มขึ้นในภูมิภาคเช่นกัน ตามบริการกดของฝ่ายบริหารของ Yamalo-Nenets Autonomous Okrug (YNAO) ในช่วงครึ่งแรกของปี 2560 เพียงปีเดียว มีการประมวลผลเอกสารมากกว่า 1 ล้านฉบับ และในเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก ตามบันทึกของ Smolny ตัวเลขนั้นสูงกว่า - สำหรับปี 2559 มีเอกสาร 2 .6 ล้านฉบับและในปี 2558 - เพียง 1.4 ล้านฉบับ ในขณะเดียวกันเวลาเฉลี่ยในการถ่ายโอนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์คือ 27 นาทีและก่อนหน้านี้การหมุนเวียนของเอกสารกระดาษอาจใช้เวลาหลายวัน .
ความยากลำบากในการเปลี่ยน
ในบรรดาปัญหาที่เกิดขึ้นในภูมิภาคในการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือการขาดกฎระเบียบบางอย่างในระดับรัฐบาลกลาง ดังนั้นฝ่ายบริหารของเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กจึงตั้งข้อสังเกตว่าปัญหาของขั้นตอนการเก็บถาวรการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บของรัฐและสำหรับการทำงานในภายหลังกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีต้นฉบับกระดาษยังไม่ได้รับการตัดสินในระดับรัฐบาลกลาง
ในเวลาเดียวกัน รัฐบาลแห่งสาธารณรัฐอัลไตยอมรับว่าภูมิภาคนี้ยังไม่พร้อมที่จะแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับโดยมีส่วนร่วมของรัฐบาลท้องถิ่น: ดินแดนภูเขาซึ่งเป็นส่วนหลักของพลเมืองในชนบท สำหรับสิ่งนี้ จำเป็นต้องแนะนำเทคโนโลยีสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการ ในเวลาเดียวกันพวกเขาทราบว่าไม่ต้องการอินเทอร์เน็ตสำหรับสิ่งนี้พวกเขาต้องการเครือข่ายที่ปลอดภัยของตนเองซึ่งมีมูลค่าการสร้างประมาณ 20 ล้านรูเบิล
ในขณะเดียวกัน ในบางภูมิภาค ไม่มีการเชื่อมต่อที่เสถียรเช่นนี้ ดังนั้นสำหรับการส่งจาก Norilsk หรือ การตั้งถิ่นฐาน Taimyr (ดินแดนครัสโนยาสค์) ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการอัปโหลดเอกสาร "หนัก" การตั้งถิ่นฐานของ Dudinka และ Norilsk มีให้ทางอินเทอร์เน็ตผ่านช่องดาวเทียมด้วยความเร็วเพียงหนึ่งกิกะบิตต่อวินาที "เราสามารถพูดได้ว่าเราไม่มีอินเทอร์เน็ต" เจ้าหน้าที่ท้องถิ่นคนหนึ่งบอกกับ TASS
สถานการณ์ในดินแดนนี้ควรเปลี่ยนแปลงในอนาคตอันใกล้: ตามรายงานของกรมการขนส่ง ข้อมูลและการสื่อสารของ Taimyr Administration การก่อสร้างสายสื่อสารใยแก้วนำแสง (FOCL) "Novy Urengoy - Norilsk" ใกล้จะเสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อยู่อาศัยใน Norilsk, Taimyr และ YNAO สามารถเข้าถึงโลกแห่งเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้
การทดสอบ FOCL จะเริ่มขึ้นในฤดูร้อนนี้ และการทดสอบเดินเครื่องมีกำหนดในไตรมาสที่สองของปี 2018
วิธีง่ายๆ
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ทำให้ชีวิตของเจ้าหน้าที่ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ที่ใช้บริการของพวกเขาด้วย ตามที่คุณแม่ยังสาวซึ่งอาศัยอยู่ใน Yakutia Anastasia Tarskaya ผ่านพอร์ทัลบริการสาธารณะเธอเข้าแถวที่ โรงเรียนอนุบาลปีที่แล้ว ปีนี้เธอลงทะเบียนลูกชายคนโตในชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 โดยการลงทะเบียนทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเปิดตัวในยาคุตสค์เป็นครั้งแรก
“ก่อนหน้านั้นในฤดูหนาวในเดือนกุมภาพันธ์ ผู้คนยืนต่อแถวหน้าประตูโรงเรียนที่ต้องการเป็นเวลาหลายวันเพื่อที่จะเป็นคนแรกที่จะลงทะเบียนเด็กในชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 และรับตั๋ว แต่ตอนนี้ไม่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้ "เธอบอกกับ TASS
ภูมิภาคต่างๆ เริ่มคุ้นเคยกับการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในภูมิภาค Novgorod ในปี 2559 พวกเขาเริ่มสร้าง MFC สำหรับผู้ประกอบการ ในภูมิภาค Yaroslavl มีการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างแข็งขันในด้านการแพทย์ ซึ่งช่วยให้ชีวิตของทั้งแพทย์และประชากรง่ายขึ้นด้วย - หัวหน้าแพทย์ของโรงพยาบาลฉุกเฉินทางคลินิกในท้องถิ่นที่ตั้งชื่อตาม V.I. N.V. Solovyov, Alexander Degtyarev บอกกับ TASS ว่าห้องปฏิบัติการของโรงพยาบาลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของบริการเกิดขึ้นครั้งแรกในรัสเซีย และภายในวันที่ 20 สิงหาคม พวกเขาควรเปลี่ยนไปใช้ประวัติทางการแพทย์อิเล็กทรอนิกส์และกำลังเตรียมที่จะแนะนำการลาป่วยแบบอิเล็กทรอนิกส์
ความสะดวกสบายและความคล่องตัว
การทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในภูมิภาคค่อยๆ เริ่มเปลี่ยนไปใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของเจ้าหน้าที่ ซึ่งทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
แอปพลิเคชั่นมือถือใหม่สำหรับ iPad และ อุปกรณ์แอนดรอยด์มีการใช้แอปพลิเคชันมือถือ "ผู้ว่าการ" พิเศษในการบริหารเมืองเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กและในภูมิภาค Ulyanovsk โครงการที่คล้ายกันกำลังดำเนินการ - ในปีนี้ผู้ว่าการ Sergei Morozov และเจ้าหน้าที่ของเขาในการทดลองใช้งานมีงานมือถือกับ USED
ในภูมิภาค Kemerovo มีการบันทึกกิจกรรมการทำงานในส่วนภูมิภาคของระบบ - นี่คือคำขอประมาณ 1.5 ล้านคำขอ ตามที่รัฐบาลของภูมิภาคภูมิภาค Kemerovo อยู่ในอันดับที่แปดในรัสเซียในแง่ของความเข้มข้นของงาน
TASS ฉบับภูมิภาค
Michael Kucharsky ผู้อำนวยการฝ่ายขายประจำภูมิภาคของ CIS, OpenText:
ในรัสเซีย ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) มักจะถูกมองว่าเป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลนที่มุ่งปฏิบัติงานที่แคบขององค์กร: การจัดการเอกสารองค์กรและการบริหาร (ORD) การจัดการเอกสารทางการเงิน "หลัก" และการรายงาน บัญชี การจัดการ, การจัดการเนื้อหาเว็บ, การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน, การจัดการสัญญา, การประสานงานของเอกสาร ฯลฯ
ในขณะเดียวกัน องค์กรที่มีการปฏิบัติทั่วโลกถือว่า EDMS หรือ DMS (ระบบจัดการเอกสาร) เป็นด่านแรกในการสร้างระบบ ECM ส่วนกลาง (ECM - Enterprise Content Management) หรือระบบจัดการเนื้อหาขององค์กร เมื่อตัดสินใจใช้ระบบจัดการเนื้อหา บริษัทพิจารณาว่าระบบดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ข้อมูลองค์กรแห่งเดียวขององค์กร และเป็นแพลตฟอร์มระยะยาวสำหรับจัดเก็บและทำงานกับข้อมูลขององค์กร
ในด้านไอที บริษัทขนาดใหญ่กำลังเปลี่ยนจากโซลูชัน "เกาะ" ไปสู่สิ่งที่เรียกว่าแพ็คเกจรวมที่เรียกว่า Business Suite มากขึ้น ซึ่งรวมถึงโมดูลต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันได้ที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด และเปิดใช้งานการสร้างธุรกิจแบบแบ่งระยะแต่ในระยะยาว . ตัวอย่างของแพ็คเกจดังกล่าว เช่น SAP Business Suite ในอดีต บริษัทส่วนใหญ่ใช้โมดูลใดโมดูลหนึ่งเป็นหลัก ได้แก่ โซลูชันการจัดการทรัพยากรองค์กร SAP ERP ปัจจุบัน คุณสามารถเพิ่มโซลูชันนี้ได้ทุกเมื่อโดยเพิ่มโมดูลสำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์และอื่น ๆ ค่อย ๆ สร้างระบบเป็น SAP Business Suite โดยรู้ว่าส่วนประกอบต่าง ๆ จะประกอบเข้าด้วยกันเสมอ ในส่วนของ ECM ตัวอย่างที่คล้ายกันคือ OpenText ECM Suite สำหรับการจัดการเนื้อหาขององค์กร
พร้อมด้วยผลิตภัณฑ์เรือธงขนาดใหญ่ สถานประกอบการอุตสาหกรรมบริษัทต่างๆ ยังนำเสนอโซลูชั่นสำหรับ SMB ที่ง่ายต่อการใช้งานและเหมาะสมกว่าในแง่ของราคาสำหรับองค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม ดังนั้น SAP จึงมีแพลตฟอร์ม SAP Business One สำหรับ SMB ในทางกลับกัน OpenText นำเสนอชุดโซลูชันการจัดการเนื้อหาขององค์กร OpenText eDOCs ด้วยการใช้ OpenText eDOCS รวมถึง eDOC ที่ใช้ร่วมกันจำนวนมาก องค์กรสามารถจัดการเอกสารทุกประเภท โดยไม่คำนึงถึงประเภท ในที่เก็บเดียวขององค์กร ตัวอย่างคือการดำเนินโครงการที่ศาลสิทธิมนุษยชนแห่งยุโรปในเมืองสตราสบูร์ก ในดินแดนของรัสเซียโครงการจัดระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์องค์กร - KSEDO - ใน บริษัท Megafon ถือเป็นโครงการที่ใหญ่ที่สุดในรัสเซีย
CSEDO ช่วยให้ MegaFon เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานกับเอกสาร: เวลาในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นลดลง ไม่รวมความเป็นไปได้ในการสูญเสียข้อมูล และวินัยของผู้บริหารเพิ่มขึ้น การประสานงานของเอกสารองค์กรและการบริหารเริ่มเร็วขึ้นเนื่องจากเวลาของพนักงานว่างลง
บทบาทพิเศษในการนำระบบ ECM ไปใช้นั้นมีความเป็นไปได้ของการรวมระบบ ECM อย่างลึกซึ้งหรือไร้รอยต่อกับแอปพลิเคชันระดับองค์กรอื่นๆ ตัวอย่างเช่น องค์กรที่จงใจสร้างกลยุทธ์ด้วยการผสานรวมอย่างใกล้ชิดของระบบ ECM และ ERP มีข้อได้เปรียบทางเศรษฐกิจที่สำคัญ: ประสิทธิภาพของระบบดังกล่าวเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเนื่องจากความโปร่งใสของกระบวนการ ความรับผิดชอบ และการดำเนินงานที่ดีขึ้นของเครือข่ายที่เป็นเนื้อเดียวกัน ทั้งทางตรงและทางอ้อม ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและการดำเนินงานลดลง เทคโนโลยีสารสนเทศ (TCO) ผู้ใช้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคย ซึ่งช่วยลดต้นทุนการฝึกอบรมพนักงาน
ขั้นตอนต่อไปและมีแนวโน้มที่ดีในการพัฒนาระบบ ECM จะเป็นระบบที่เรียกว่า Enterprise Content Management 2.0 ซึ่งใช้เทคโนโลยีคลาวด์และช่วยให้คุณทำงานกับเนื้อหาขององค์กรจากทุกที่ในโลกได้ตลอดเวลา ไม่เพียงแต่ธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ยังรวมถึง SMB ด้วยที่สนใจโซลูชันดังกล่าวที่อิงตามเทคโนโลยีคลาวด์และการทำงานผ่านมือถือกับเอกสาร ระบบที่จัดเตรียมไว้สำหรับงานนี้ต้องเป็นแบบเสมือนจริงและปรับขนาดได้ และสามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลและเคลื่อนที่ได้
โดยสรุป เราสามารถพูดได้ว่าระบบที่กล่าวถึงในบทความนี้มีไว้เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจเฉพาะและเฉพาะทางเป็นหลัก แต่คุณต้องจำไว้ว่างานใหม่แต่ละงานมักจะเกี่ยวข้องกับการซื้อระบบใหม่ ซึ่งนำไปสู่การแตกกระจายของระบบภายในองค์กร ซึ่งส่งผลให้การจัดการยากและมีค่าใช้จ่ายสูง
ข้อดีของระบบรวมขนาดใหญ่ (เช่น โซลูชัน OpenText) คือทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มเดียวสำหรับจัดการเนื้อหาขององค์กร บนพื้นฐานและภายในซึ่งสามารถแก้ไขงานทางธุรกิจต่างๆ และสามารถนำกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ไปปฏิบัติได้ โซลูชันดังกล่าวได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบพื้นที่ขององค์กรเพียงแห่งเดียว ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ และค่อยๆ ขยายฟังก์ชันที่มีให้ภายในระบบเดียว
Gennady Samoylenko ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Baltschug:
บริษัทของเราจงใจละทิ้งการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การปฏิเสธนี้ก่อตัวขึ้นในตัวฉันด้วยคนสองคน หนึ่งในนั้นทำงานในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริการ HR (การสรรหาทางอิเล็กทรอนิกส์) มีส่วนร่วมในการสรรหา และ 80% ของงานของบุคคลนี้คือการคัดลอกเรซูเม่ จัดระเบียบโฟลเดอร์ ส่งคำเชิญสัมภาษณ์ ส่งสำเนาให้ผู้จัดการ ฯลฯ งานที่ไม่นำมาซึ่งผลลัพธ์ เหลืออีก 20% เพื่อเติมตำแหน่งงานว่าง บริษัท ที่บุคคลนี้ทำงานเรียกว่า "บริษัท ของตำแหน่งงานว่างที่ไม่สำเร็จ" ในตลาดทรัพยากรบุคคลเนื่องจากมีตำแหน่งงานว่างประมาณ 100 ตำแหน่ง แน่นอนว่าในสถานการณ์เช่นนี้ผลงานจะต่ำมาก
คนที่สองที่ให้ความเห็นกับฉันคือผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทมือถือขนาดใหญ่อีกแห่ง บริษัท นี้ยังทำงานในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลยืนยันกับฉันว่า 80% ของเวลาทำงานใช้ไปกับงานที่ไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์: การตอบคำขอ การรวบรวมและส่งรายงาน ฯลฯ เพื่อให้มีบางอย่าง และคุณยังต้องจ้าง ฝึกอบรม กระตุ้น และไล่พนักงานออก คุณต้องอยู่ที่ทำงานจนถึง 21-22 ชั่วโมง การทำงานวันเสาร์ด้วยวิธีนี้กลายเป็นเรื่องปกติไปแล้ว เพราะเกือบทั้งวันคุณต้องแลกเปลี่ยนจดหมายกับสำนักงานกลางและพนักงานคนอื่นๆ
ในสถานการณ์เช่นนี้ คนๆ หนึ่งจะ "เหนื่อยหน่าย": งานนั้นไม่น่าสนใจสำหรับเขา ความคิดสร้างสรรค์ กระบวนการสร้างสรรค์ ซึ่งเป็นสิ่งที่น่าดึงดูดใจที่สุดสำหรับบุคคลใดๆ ในกิจกรรมของเขา
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังส่งผลเสียต่อคุณภาพการสื่อสารในบริษัท ทำลายความมีชีวิตชีวา บางครั้งสถานการณ์ถึงจุดไร้สาระ เพื่อนของฉันเล่าถึงกรณีหนึ่ง หัวหน้าแผนกไปที่แผนกบุคคล: ในเวลานี้ผู้จัดการฝ่ายสรรหาถามคำถามที่ชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง และผู้จัดการก็พูดทันทีโดยบอกว่าคำถามทั้งหมดแม้แต่คำถามที่ชัดเจนควรเขียนขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
แน่นอนว่าในแนวทางนี้มีเหตุผลบางอย่างเนื่องจากต้องมีการบันทึกการปรับแต่งทั้งหมด แต่ในทางกลับกัน มันทำลายความมีชีวิตชีวาของการสื่อสารและแนวคิดของ "การสื่อสาร" อย่างที่คุณทราบคำพูดปากเปล่าให้ข้อมูลเพียง 30% เท่านั้น ส่วนที่เหลืออีก 70% เป็นการสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูด: การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง การจ้องมอง พฤติกรรมของมนุษย์ในระหว่างการสื่อสาร ดังนั้น ด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ความหมายและประสิทธิผลของการสื่อสารเหล่านี้จะหายไป มันง่ายกว่าที่เราจะเข้าใจกันเมื่อเราสื่อสารกันแบบสดๆ การสื่อสารประเภทหนึ่งคืออีเมล อีกประเภทคือการสื่อสารทางโทรศัพท์ และประเภทที่สามคือการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน การสื่อสารสดนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าและบางครั้งก็เด็ดขาด
ขณะนี้ฉันกำลังศึกษาอยู่ในโรงเรียนของอิสราเอล โรงเรียนใช้ภาษารัสเซีย แต่ครูของฉันพูดภาษาฮิบรู และเมื่อเราติดต่อกัน บางครั้งฉันต้องถามอาจารย์หลายครั้งด้วยคำถามเดียวกัน ยิ่งกว่านั้นหากเราสื่อสารผ่าน Skype นั่นคือเราได้ยินและเห็นกันและกันเราจะเข้าใจทุกอย่างในครั้งแรก ดังนั้น ฉันเชื่อว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นในระดับที่มากขึ้นสำหรับเจ้าของ เพื่อความโปร่งใสของธุรกิจ แต่ไม่จำเป็นสำหรับตัวธุรกิจเอง SED เป็นความชั่วร้ายที่จำเป็นอย่างยิ่งที่เราต้องเผชิญเมื่อบริษัทเติบโต แต่ถ้าสามารถหลีกเลี่ยงได้ เช่น เมื่อบริษัทมีขนาดเล็ก จะดีกว่าถ้าไม่ทำ แม้ว่าจะมีบริษัทขนาดใหญ่ของรัฐบาลกลางที่ไม่ได้ใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และพวกเขาทำเช่นนี้ไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่มีเงินเพียงพอหรือเพราะพวกเขาต่อต้านเทคโนโลยีใหม่โดยพื้นฐาน บริษัทต่างๆ ไม่ใช้เพราะเห็นว่าวิธีการนี้ในการจัดการเอกสารไม่เหมาะสมและไม่มีประสิทธิภาพ
ในบริษัท Baltschug ครั้งหนึ่งมีรายงานที่แตกต่างกันประมาณ 60 ประเภท แต่เมื่อถึงจุดหนึ่ง เราก็พบว่าครึ่งหนึ่งของรายงานเหล่านี้ไม่สามารถอ่านได้ จากนั้นจึงตัดสินใจปล่อยเฉพาะรายงานที่มีความสำคัญต่องานซึ่งมีการอ้างถึงอย่างต่อเนื่อง น่าทึ่งมาก แต่สุดท้ายจาก 60 รายงานเหลือเพียง 7 ฉบับ! อย่างอื่นกลายเป็นการยึดติดกับธุรกิจที่ไม่มีใครใช้
Valeria Balashova ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ TTK:
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้กระบวนการต่างๆ คล่องตัวขึ้น ช่วยประหยัดทรัพยากรได้มาก ประการแรกมันเป็นทรัพยากรชั่วคราว และคุ้นเคยกับคุณภาพมาตรฐานการทำงานที่แน่นอน ไม่มีใครมีโอกาสที่จะทิ้งเอกสารเพื่อพูดว่า "ฉันจะไม่ทำอย่างนั้น" เนื่องจากมีกฎบางอย่าง: คุณเป็นผู้วิจารณ์ คุณต้องให้คำวิจารณ์และรับผิดชอบต่อคำวิจารณ์นั้น ซึ่งจะเพิ่มความเป็นระเบียบ ความประณีต ความรอบคอบให้กับงาน
แน่นอน การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อเสีย แต่ฉันแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน บริษัท เพราะมันช่วยให้คุณประหยัด ค้นหาทันเวลา เข้าใจประวัติของสถานการณ์
เมื่อมีการเข้าถึงโฟลว์เอกสารเป็นเวลาหลายปี งานจะอำนวยความสะดวกอย่างมาก ความเสี่ยงในการละทิ้งบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลจะน้อยมาก เนื่องจากการเข้าถึงข้อมูลนี้ไม่มีค่าใช้จ่าย ในงานล่าสุด มีการนำระบบ BOSS-Referent มาใช้ ฉันไม่รู้สึกถึงข้อเสียของมันเพราะมีการสนับสนุนด้านไอทีที่ดี - ปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็วและมีความสามารถโดยแผนกบริการของเราเอง ความพร้อมใช้งานและการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพสูงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับบริษัทที่มีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานทางการคลังและผู้เสียภาษีได้รับการแนะนำในระดับกฎหมายในปี 2010 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการตามบทบัญญัติแห่งศิลปะ 1.1 และศิลปะ 10 ของกฎหมายหมายเลข 229-FZ ในการเชื่อมต่อกับนวัตกรรมนี้ มีคำถามมากมายเกี่ยวกับขั้นตอนการส่งเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และการควบคุมการตรวจสอบและการยอมรับโดยบริการภาษี
ในปี 2554 Federal Tax Service อยู่ในลำดับที่ MMV [ป้องกันอีเมล]ระบุกฎจำนวนหนึ่งสำหรับการยื่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และรับประกันสิทธิ์ในการจัดเตรียมเอกสารจำนวนหนึ่งที่ผู้เสียภาษีต้องใช้ในแบบฟอร์มนี้เพื่อตรวจสอบและคำนวณจำนวนภาษี
เรียนผู้อ่าน! บทความพูดถึง วิธีทั่วไปแก้ปัญหาข้อกฎหมายแต่ล่ะคดีเป็นรายบุคคล ถ้าอยากรู้ว่าเป็นอย่างไร แก้ปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:
ยอมรับแอปพลิเคชันและการโทรตลอด 24/7 และ 7 วันต่อสัปดาห์.
มันรวดเร็วและ ฟรี!
เอกสารเหล่านี้รวมถึงการแจ้งการโทร การตัดสินใจดำเนินการต่อ/ระงับการตรวจสอบ รับผิดชอบ ปฏิเสธการคืนเงิน/คืนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มที่ประกาศไว้
ในปี 2552 คำสั่งแยกต่างหากของ Federal Tax Service หมายเลข MM-7-6 / 85 ได้อนุมัติแบบฟอร์มการแจ้งเตือนการปฏิเสธที่จะยอมรับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยอ้างเหตุผลประกอบ
ลำดับการหมุนเวียนใหม่
ในปี 2019 หน่วยงานทางการคลังได้เปลี่ยนแปลงขั้นตอนการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมอำนาจของพนักงาน สำนักงานภาษีเกี่ยวกับผู้ชำระภาษีและค่าธรรมเนียม
ข้อกำหนดของคำสั่ง No. ММВ-7-2/ [ป้องกันอีเมล]ระบุว่าเอกสารใดที่สามารถส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังสำนักงานภาษีได้ ตามวรรค 5.1 ของมาตรา 23 ของกฎหมายภาษีตั้งแต่ปี 2019 เมื่อส่งรายงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผู้เสียภาษีจะต้องส่งใบเสร็จรับเงินเพื่อรับรายงานภายใน 6 วันนับจากวันที่ส่งการแจ้งเตือนโดย Federal Tax Service
ความแตกต่างทั่วไปของการแลกเปลี่ยน
เมื่อโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องอนุมัติ EDS (ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์) ที่ออกโดยศูนย์ออกใบรับรอง ซึ่งเป็นรายการที่มีให้ในพอร์ทัลอินเทอร์เน็ตอย่างเป็นทางการของ Federal Tax Service
ตามขั้นตอนใหม่ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบต้องจัดทำเอกสารกระดาษแล้วส่งไปยังผู้เสียภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หลังจากได้รับเอกสารแล้ว ผู้รับตกลงที่จะส่งเอกสารตอบกลับเพื่อยืนยันความจริงในการรับ (ใบเสร็จหรือหนังสือแจ้งการปฏิเสธ)
ตัวเลือกคำตอบใด ๆ จำเป็นต้องมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อยืนยันข้อเท็จจริงในการส่งข้อมูลไปยังผู้รับ การปฏิเสธที่จะยอมรับเอกสารจากหน่วยงานด้านภาษีสามารถส่งได้หากพบความคลาดเคลื่อน (ข้อผิดพลาด) ในเอกสาร
หากหน่วยงานด้านภาษีได้รับใบเสร็จยืนยันการยอมรับ จะไม่มีการส่งเวอร์ชันกระดาษ เนื่องจากผู้รับถือว่าได้รับเอกสารหลังจาก 6 วันนับจากวันที่ส่ง ขอแนะนำให้ผู้เสียภาษีเก็บแบบฟอร์มจากสำนักงานภาษี ตลอดจนใบเสร็จรับเงินหรือการปฏิเสธการรับทั้งหมด
ในฐานะส่วนหนึ่งของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ ผู้เสียภาษีมีสิทธิ์ที่จะส่งหนังสือแจ้งการปฏิเสธไปยังหน่วยงานด้านภาษี หากพบว่าเอกสารถูกส่งไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้อง หรือหากรูปแบบของเอกสารแตกต่างกัน การไม่มี EDS หรือลายเซ็นไม่ตรงกับฉบับอิเล็กทรอนิกส์
หลังจากได้รับการแจ้งเตือนการปฏิเสธที่จะรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยงานด้านภาษีจะดำเนินการเพื่อขจัดข้อผิดพลาดและทำให้รูปแบบสอดคล้องกัน เพื่อลดผลกระทบของความล้มเหลวทางเทคนิคระหว่างการจัดส่ง การตรวจสอบที่ไม่ได้รับการยืนยันในเวลาที่เหมาะสม จะต้องส่งเอกสารกระดาษทางไปรษณีย์
ตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ องค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละรายจะตรวจสอบจดหมายงานเป็นประจำ ดังนั้นสาเหตุที่ผู้เสียภาษีขาดการตอบรับจึงไม่ใช่ข้อเท็จจริงที่ว่าไม่ค่อยได้ตรวจสอบจดหมาย
กฎหมายกำหนดประเภทเอกสารต่อไปนี้ที่สามารถส่งไปยังสำนักงานภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นทางการประกอบด้วย: และ ใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ TORG-12
หากเอกสารนั้นออกในรูปแบบกระดาษเท่านั้น อนุญาตให้เบี่ยงเบนจากรูปแบบที่ยอมรับของเอกสาร xml และให้สำเนาที่สแกนในรูปแบบ tif, jpg, pdf, png เพื่อใช้ในการส่งเอกสารที่ไม่เป็นทางการ
หากผู้เสียภาษีได้รับคำขอผ่านช่องทางโทรคมนาคม คำขอจากสำนักงานภาษี จะต้องออกใบเสร็จรับเงินยืนยันภายในวันทำการ ในบางกรณีสามารถส่งหนังสือแจ้งปฏิเสธการรับเอกสารได้ หากการปฏิเสธนี้มาจากภาษี ผู้ชำระเงินมีหน้าที่ต้องแก้ไขภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และส่งเอกสารอีกครั้งโดยตัดข้อผิดพลาดออก
ประเด็นสำคัญในกฎ
สิ่งที่คุกคามผู้ชำระเงินในกรณีที่มีการละเมิด
ในกรณีที่ไม่อยู่ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนด ผู้ตรวจสอบภาษีมีสิทธิที่จะระงับธุรกรรมรายรับและรายจ่ายในบัญชีของผู้เสียภาษีได้หลังจากพ้นกำหนด 10 วัน นับแต่วันที่ได้รับการแต่งตั้ง ตัวอย่างเช่น หากกำหนดเวลายื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้คือวันที่ 28 ตุลาคม การลงโทษเพื่อบล็อกบัญชีจะมีผลตั้งแต่วันที่ 13 พฤศจิกายน เช่น 10 วันทำการหลังจากวันที่ครบกำหนด
ตั้งแต่ปี 2019 Federal Tax Service ได้กำหนดระยะเวลาสำหรับความเป็นไปได้ในการบล็อกบัญชีหลังจากระยะเวลา 10 วัน ตอนนี้ผู้ตรวจสอบภาษีมีสิทธิ์ปิดกั้นบัญชีของผู้เสียภาษีได้ตลอดเวลาในช่วงระยะเวลาสามปีถัดไป (จดหมายของ Federal Tax Service No. ED-4-15/1071 วันที่ 27/01/2015) การลงโทษไม่เพียงใช้กับการระงับการดำเนินการในบัญชีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
พื้นฐานสำหรับการยกเลิกการลงโทษคือการโอนใบเสร็จรับเงินที่ยืนยันการรับเอกสารหรือการจัดเตรียมเอกสารหรือคำอธิบายที่จำเป็น การเริ่มต้นใหม่ของการดำเนินการในบัญชีจะเกิดขึ้นในวันถัดไปหลังจากได้รับการตอบกลับจากผู้เสียภาษี
ความเสี่ยงของค่าปรับคืออะไร
เมื่อส่งการประกาศตามรูปแบบที่ได้รับอนุมัติพร้อมการรับรองของ EDS เอกสารจะถูกพิจารณาโอนในวันที่แก้ไขเอกสารโดยผู้ดำเนินการพิเศษ การยืนยันการรับเอกสารกระดาษทำในรูปแบบของเครื่องหมายพิเศษที่ประทับบนสินค้าคงคลังหรือซองจดหมาย ในอนาคตหากมีการเรียกร้องภาษีจากข้อผิดพลาดในรายงาน ผู้ชำระเงินสามารถยืนยันข้อเท็จจริงในการยื่นสำแดงภายในกรอบเวลาที่กำหนด
กฎนี้สอดคล้องกับรหัสภาษีเช่นเดียวกับวรรค 204, 216 ของระเบียบการบริหารที่ได้รับอนุมัติจากกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซีย ดังนั้น หากส่งรายงานตรงเวลาแต่เกิดข้อผิดพลาด จะไม่สามารถเรียกเก็บค่าปรับสำหรับการส่งรายงานล่าช้าได้
กฎหมายภาษี (มาตรา 119 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) กำหนดให้มีการลงโทษเฉพาะเมื่อไม่ตรงตามกำหนดเวลาในการส่งการประกาศโดยไม่คำนึงถึงข้อเท็จจริงของการยอมรับ / การไม่ยอมรับรายงานภาษี
แผนการควบคุม
การควบคุมการส่งและรับรายงานดำเนินการตามคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการที่ได้รับอนุมัติจาก Federal Tax Service ตามคำสั่งหมายเลข ММВ-7-6-398 ลงวันที่ 31 กรกฎาคม 2014) ในสามขั้นตอน:
ขั้นตอนแรก | ตรวจสอบทางเทคนิคภายใน 4 ชั่วโมงแรก นับจากวันที่ส่งเอกสาร ในขั้นตอนนี้ จะมีการตรวจสอบรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งและชื่อของผู้ส่ง เมื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะส่งข้อความรับทราบหรือแจ้งให้คุณทราบหากมีข้อผิดพลาด หากคุณได้รับข้อความว่ามีปัญหา คุณต้องแก้ไขและส่งไฟล์อีกครั้ง |
ระยะที่สอง | เป็นการตรวจสอบรายละเอียดตลอดจนความถูกต้องของ EDS โครงสร้าง ชื่อ รูปแบบ ของเอกสารนั้นๆ ขั้นตอนของการควบคุมเบื้องต้นนี้จะได้รับ 4 ชั่วโมงหลังจากผ่านการควบคุมทางเทคนิค หากไม่มีการแจ้งข้อผิดพลาดภายในระยะเวลาที่กำหนด ถือว่าผ่าน Stage |
ขั้นตอนที่สาม | ในอีกสี่ชั่วโมงข้างหน้า การตรวจสอบขั้นสุดท้ายจะดำเนินการ ซึ่งแสดงถึงการควบคุมขั้นที่สาม จากผลของการควบคุม ผู้ตรวจสอบจะส่งใบเสร็จรับเงินยืนยันการยอมรับเอกสารหรือข้อความเกี่ยวกับการปฏิเสธพร้อมเหตุผล |
หลังจากตรวจสอบแล้ว รายงานจะถูกป้อนลงในฐานข้อมูลพร้อมตรวจสอบข้อผิดพลาดเชิงตรรกะและข้อเท็จจริง กำหนดเวลาในการเข้าสู่ฐานข้อมูล จำกัด ไว้ในวันทำการถัดไป
การแสดงเหตุในการแจ้งปฏิเสธการรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบเอกสาร ผู้ตรวจสอบอาจปฏิเสธการรับเข้าเรียนด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:
- การส่งเอกสารไปยังผู้ชำระเงินนั้นผิดพลาด
- ไฟล์ที่ส่งไม่ตรงกับรูปแบบ
- รายงานถูกส่งด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไปโดยสิ้นเชิง
ระยะเวลาในการรับการตอบกลับจากผู้เสียภาษีจะจำกัดอยู่ที่หกวันนับจากวันที่ส่งการแจ้งเตือนจากสำนักงานภาษี ภายในระยะเวลาที่กำหนดผู้เสียภาษีจะต้องส่งหนังสือแจ้งการปฏิเสธหรือใบเสร็จรับเงินสำหรับการรับเอกสารไปยัง Federal Tax Service